Как подавать заявления. Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости
К удивлению, многие люди, когда им требует отправить письмо сразу нескольким людям, просто перечисляют адреса в поле "Кому", это нормально, когда это письмо адресовано вашим коллегам или друзьям, но вот при рассылке писем группе клиентов, - вы таким образом показываете всем адреса и других получателей, фактически раскрывая свою адресную базу.
Любому из клиентов достаточно переслать это письмо вашему конкуренту и ваши контакты тут же утекут.
Странно, но многие далеко не глупые люди, с удивлением узнают, что если вам нужно отправить письмо множеству адресатов, чтобы они не знали друг о друге то для этого существует поле "Скрытая копия".
Например, для mail.ru это будет выглядеть так:
И так еще раз коротко: указали адреса в "кому" - всем видно кому вы отправили письма, указали в "скрытая копия" - каждый думает что письмо только ему.
И каждый получатель получит письмо где в поле "кому" будет только его адрес . Для других программ, если вы не можете найти где указать скрытую копию, то попросите кого-нибудь вам показать. Еще маленький момент, обязательно нужно указать один адрес в поле "кому", большинство программ или почтовых серверов вам не дадут отправить письмо без этого параметра.
И так, когда речь идет о рассылке предложения, новостей группе ваших клиентов - здесь практика использования скрытой копии однозначна, вы должны скрывать вашу адресную базу. Интересный момент с рассылкой письма вашим коллегам, здесь рекомендуют поступать по ситуации, например рассылка письма с просьбой прислать предложения (например по совершенствованию обслуживания клиентов) и если каждый коллега увидит, что такое же письмо получили и другие люди, то скорей всего отвечать не будет - понадеется на других, значит нужно использовать скрытую копию. Если же это поручение выполнить, то например указание в "кому" начальника вашего коллеги - просто сотворит чудеса, и ваше поручение будет выполнено.
Отдельный вопрос с поставщиками. С одной стороны указание всех получателей в копии, должно показать поставщику, что у вас есть выбор и он должен вам предложить хорошие цены. С другой стороны, менеджер получивший ваше письмо, видя что прислано не только ему, скорей всего отнесется к вашему запросу "прохладно". Лично по моему мнению, считаю что и в случае с поставщиками нужно использовать скрытую копию, хотя бы для защиты коммерческой тайны, но больше скорей для хороших отношений с менеджером поставщика.
Можете почитать недавний случай ошибки специалиста, когда все получатели увидели и других адресатов: Всем чмоки в этом чате , там правда народ солидный был - директора, но все же спама многие получили в ответ.
Ну и как всегда обсуждение в комментариях приветствуется.
По моему опыту есть два основных варианта в переписке.
Первый — это „холодное письмо“, когда письмо пишется новому контакту или инициируется общение с адресатом, с которым была пауза в общении. И второй — это когда вы пишете письмо тому или тем, с кем находитесь в достаточно плотном рабочем контакте.
В случае с „холодным“ письмом лучше сопроводить письмо звонком. Как бы не было хорошо составлено „холодное“ письмо, если оно пришло от незнакомого человека, есть большой шанс, что его отложат на потом и, возможно, совсем забудут о нём. Звонок или, например, сообщение в Skype позволят наладить первоначальную связь и смотивировать прочитать ваше письмо.
Переписка с коллегами, с которыми вы более или менее часто общаетесь — это, конечно, совсем другое. Безусловно, они постараются прочитать письмо от вас. Но шанс, что письмо не заметят в общем потоке тоже есть. У меня так чаще всего происходит, если отправитель поленился изменить тему письма. Такое письмо, с неактуальной темой, весит долго как непрочитанное, а потом просто перекладывается в архивную папку. Ещё не люблю длинные письма, когда несколько важных тем пытаются описать сразу вместе. На такое письмо неудобно отвечать. И дочитать до конца его бывает сложно, потому что уже первая часть требует каких-то действий. Лучше такое письмо разделить на несколько, с одной основной мыслью в каждом.
Хочу дополнить мнения коллег. Порой мне кажется, что уровень интернет-грамотности и культуры ведения переписки год от года только снижается. Возможно, тому виной мессенджеры, кто знает? Если довольно странное поведение в email еще с пяток-другой лет назад можно было простить менеджеру химзавода из Кирово-Чепецка, отвечая ему с улыбкой понимания и легким столичным снобизмом. То сейчас получая письмо от молодых и успешных ребят — я обескуражен. Ниже мой субъективный (холиварный) ТОП вещей, которые раздражают в переписке.
1. 97 писем в цепочке. Только вот сегодня получил такой тредик, ведется уже год, причем уже с третьим ответственным менеджером. Мой gmail отказывается открывать это чудо, особенно на мобилке.
2. Сто человек в копии. Очень импонирует, когда в копию добавляют генерального директора, ответственного секретаря, всех коллег из соседних отделов, а также всю родню до десятого колена. Но мы же не на свадьбе, ей-богу.
3. Даже если количество участников переписки мало — зачастую он перерастает в обсуждение линьки любимой собаки, неважные детали или в подобие «На первый-второй рассчитайсь!». Напишите ок, кто согласен. Facepalm.
4. Доброго времени суток. Ну что тут скажешь. Я даже не знаю, как это прокомментировать. У меня такое ощущение, что люди, которые пишут это — все поголовно МЛМщики или шарлатаны.
5. Подписи. Под них даже выделю два подпункта. Нет три!
5.1 Длинные подписи с перечислением регалий, по моим наблюдениям грешат с непомерным ЧСВ и огромным количеством свободного времени. В идеале еще должно быть с пяток логотипов разных компаний.
5.2 Не печатайте это письмо. Сохраним деревья. Скажу по секрету, чтобы деревьев было больше — их нужно сажать, вместо утренних пробежек. И эффект такой же и полезно планете. Неужели собеседник думал, что я буду печатать его письмо?
5.3 Подписи на неправославном языке. Честно, каждый раз, когда вижу — kind regards, хочу загуглить перевод и забываю. Интересно как же все-таки переводится?
5.4 Прошу вас цитировать переписку, а то у меня проблемы с памятью. Таким людям советую больше высыпаться, и по выходным воздержаться от вечеринок и наркотиков.
Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.
Удобно тем, что:
- во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
- во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .
В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.
Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.
Ниже следует обращение к получателю.
Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:
- Направляем Вам…
- Высылаем Вам…
- Представляем Вам…
Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.
Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:
- Просим подтвердить получение…
- Просим передать…
- Просим информировать…
- Просим возвратить…
- Просим руководствоваться… и т.п.
Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).
Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.
Образец сопроводительного письма к документам
Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину
27.07.2013 № 23
Уважаемый Евгений Станиславович!
Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.
Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).
| Директор | Дыков | С.М. Дыков |
Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.
Не забывайте ставить адресатов письма в скрытую копию, если не все получатели должны видеть друг друга.
BCC, или Blind Carbon Copy - это то, что в русском языке называется скрытой копией. Благодаря ей получатель не видит всех остальных адресов, куда приходит письмо. Эта функция встречается во всех почтовых сервисах, от Outlook до Gmail, и если вы до сих пор не знаете о её существовании, то вполне возможно, что ваши коллеги и клиенты вас недолюбливают.
В первую очередь скрытая копия - это негласный этикет электронной переписки. Как не стоит , точно так же не стоит никому показывать чужие почтовые адреса. И даже если вы всё-таки нажали на любимую кнопку «Ответить всем», до получателей в BCC ваше сообщение не дойдёт.
Не всем это известно, но BCC не только защищает электронные адреса от посторонних глаз, но и работает как своеобразный антивирус, не пропуская спам на ваш компьютер. Всё из-за того, что вирусам, перемещающимся по электронной почте, недоступны скрытые электронные адреса. И хотя почтовый адрес в интернете не настолько личный и важный, как домашний, в открытом доступе оставлять его не стоит - иначе спама, скорее всего, не избежать.
Крэйг Чайлд
журналист
«Скрытая копия - это та графа, куда вы помещаете контакты, которые не должны быть видны другим людям. Обычно её используют для рассылок и спама, но ещё это поле удобно, чтобы соблюдать приличия и не показывать почтовые адреса людям со стороны. Я думаю, что ошибочно полагать, будто людям комфортно, когда их адреса видят другие люди. Например, если это приглашение на вечеринку: не все знакомы друг с другом, поэтому часто бывает неуместно, чтобы люди видели контакты друг друга».
Инструкция
Зайдите в почтовый ящик и создайте новое письмо . Введите первую букву адреса, и у вас откроется список получателей, у которых с нее начинается название почтового ящика. Выберите из них нужный е-мейл и щелкните на нем мышкой. В соответствующем окошке появится адрес и после него. Аналогично повторите ввод данных для остальных получателей. Добавьте тему послания, текст самого письма и необходимые вложения. После того как вы закончите оформление, нажмите кнопку «отправить». Ваше письмо получат все владельцы перечисленных почтовых адресов. Правда, каждый из них будет знать, что он - не единственный получатель.
Воспользуйтесь возможностями адресной книги. На разных почтовых сервисах эта услуга реализована по-своему, но по одной логике. В конце строки «кому» есть значок, обозначающий адресную книгу. В нее автоматически добавляются адреса, которым вы уже посылали сообщения. Нажмите на символ, чтобы перед вами открылся весь список. Поставьте галочки напротив тех, кого вы хотите добавить в получатели данного письма. Нажмите кнопку «добавить выбранных». Отмеченные адреса появятся в строке «кому».
Введите нужные данные вручную. Это придется сделать, если вы раньше не отправляли письма по этим адресам. Необходимо разделять каждый из них запятой и пробелом. Например: [email protected], postnam@mail, [email protected].
Учтите, что в адресной строке может поместиться не более 25 адресов. Если вы намерены отослать данное сообщение большему числу лиц, используйте поля «копия» и «скрытая копия».
Добавляйте получателей в строку «скрытая копия», если хотите, чтобы остальные получатели не знали, что вы отсылаете это письмо не только им. Сточка появится, если кликнуть на предложение «показать все поля» или на соответствующую надпись над строкой «кому». Этот способ имеет существенный недостаток: адресаты могут не получить ваши отправления. Роботы почтовых систем, сражающиеся со спамом, удаляют такие письма.
Войдите в настройки почтового ящика и создайте с текстом, который вы хотите отправить многим получателям. А теперь вручную для каждого адреса создайте письмо , введите получателя и выберите тему. Ее достаточно ввести один раз, и дальше она будет появляться в выпадающей строке. Прикрепите файл, если необходимо, и нажмите «отправить». Этот метод позволяет избежать спам-фильтров и добиться впечатления, что вы пишите именно этому человеку. Заодно максимально уменьшает количество ручной работы.
Воспользуйтесь специальными программами для массовой рассылки писем. Они позволяют отсылать до нескольких сотен сообщений в минуту и максимально упрощают все этапы написания писем. Выберите наиболее подходящую вам программу и скачайте ее с одного из тематических сайтов.
Источники:
- Оружие массового оповещения. Как организовать собственную рассылку
- как отправить сообщение нескольким адресатам
- Персонализация писем для массовых рассылок с помощью
Массовая рассылка – возможность отправлять письмо сразу нескольким получателям – особенно полезна, когда нужно отослать поздравления либо приглашения, или разослать пресс-релиз. Такой функцией обладают многие почтовые серверы, и для ее использования достаточно выхода в интернет.
Инструкция
Чтобы отправить письмо одновременно нескольким адресатам , которые уже есть в списке ваших контактов, откройте электронную почту (алгоритм рассылки писем нескольким адресатам идентичен во многих почтовых программах). Нажмите на вкладку «Написать письмо» и заполните поля для создания нового сообщения: его тему и сам текст.
Выберите ссылку «Добавить» либо изображение записной книжки. Тем самым вы загрузите список адресной книги, в которой отметьте галочкой тех, кому нужно отправить письмо. Вновь нажмите на «Добавить» или просто щелкните по свободному полю.
В адресной строке «Кому» появится перечень всех введенных адресов. Нажмите на «Отправить», и пользователи получат ваше письмо. Однако помимо письма они увидят в строке «Кому» и адреса всех остальных получателей.
Если вы хотите скрыть от получателей, что применили функцию массовой рассылки, воспользуйтесь одним из двух способов. После заполнения темы и текста письма введите имя получателя в ячейке «Кому», а затем нажмите на ссылку «Скрытая копия». Под ячейкой появится дополнительное пустое поле, в котором выберите нужных адресатов, воспользовавшись предыдущим методом. Вновь нажмите на «Отправить». Ваше письмо будет отослано всем получателям, хотя это не гарантирует факт его получения. Роботы многих почтовых систем рассматривают такие письма как спам и нередко удаляют.
Во избежание попадания письма в спам-фильтр отправляйте сообщения через «Черновик». Введите тему и текст в соответствующие поля, а затем нажмите на ссылку «Сохранить как черновик». Перейдите в раздел «Черновик» в левой стороне страницы и нажмите на сохраненное письмо. Перед вами появится шаблон письма, в котором не проставлен лишь адрес получателя. Введите вручную нужную электронную почту и нажмите на «Отправить», после чего вернитесь в раздел «Черновик» и повторите процедуру для каждого нового пользователя.
Видео по теме
Источники:
- как отправить письмо из черновика в 2019
Бывает так, что необходимо отправить несколько сообщений за один раз. Обычно так распространяются анекдоты, объявления и прочая информация. Для этого есть специальные сервисы и программы. Они в один миг отправят ваши сообщения.
Вам понадобится
- - компьютер;
- - интернет;
- - программа ePochta Mailer 4.2
- - в дополнение программа ePochta Subscription Manager
Инструкция
Например, вы можете зарегистрироваться на сайте pistonposter.сom. Данный сервис стабильно. Здесь предоставляется возможность создавать свои или блоги. Зайдите в раздел «Проекты». Введите свой текст, который вы планируете распространить. Можете также найти опцию «Действие», под которой есть несколько значков. Выберите изображение листка. Появится окно «Отправить сообщение». Укажите, куда и кому будут отправлены ваши , и нажмите кнопку «Отправить».
В социальной сети Vkontakte тоже можно отправлять одновременно несколько сообщений . Для этого зайдите в раздел «Мои сообщения» и нажмите на кнопку «Написать сообщение». Введите нужный вам текст и в поле «Получатель» выберите тех , которым хотите отправить ваши письма.
Для того чтобы удалить из почтового ящика много ненужных писем, пользователю необходимо выполнить ряд действий. Начальным действием станет пользователя в системе электронной . Для этого нужно открыть главную вашего почтовика, после чего, ввести свой логин и пароль в предложенную ресурсом форму авторизации. После того, как вы заполните данные поля, нажмите на кнопку «Войти». Таким образом, вы окажетесь в личном кабинете своего почтового ящика.
После успешной авторизации в поисковике, вам нужно выполнить следующее. Перейдите к просмотру входящих сообщений. Чтобы сделать это, найдите на страничке соответствующую ссылку, после чего, кликните по ней. Вы будете переадресованы на страницу, которая отобразит все входящие . Если вы обратите внимание на , напротив темы каждого входящего сообщения, вы сможете увидеть пустые клетки.
Кликая по данным клеткам, вы будете отмечать определенные письма . Если вам нужно отметить все входящие сообщения на странице сразу, в верхней части вы увидите отдельно расположенную клеточку. Поставьте в ней флажок – все входящие, которые вы видите на страничке, будут автоматически помечены.
Задайте команду «Удалить» в действиях с входящими сообщениями, после чего, подтвердите удаление соответствующей . За один раз можно удалить от двадцати до пятидесяти писем. Возможно, для абсолютного удаления всей почты, вам придется не единожды повторить все вышеописанные действия.
Бывают такие ситуации в жизни, когда нам необходимо отправить письмо по электронной почте не сразу, а через некоторое определенное время. Некоторые из почтовых серверов, например, Яндекс, позволяют отправить письмо автоматически. Как именно это сделать?
Инструкция
Перед вами откроется страница с входящими письмами. Чуть выше писем располагается кнопка «Написать» - нажмите ее.
Теперь напишите само письмо . Для начала укажите адрес почтового ящика того, кому вы это письмо отправляете. Далее укажите тему письма, в ней должно отражаться краткое содержание того, что вы пишите. Наконец, в самое большое окошко введите текст письма. Если вы хотите оформить ваше письмо как-то по-особенному, справа нажмите кнопку «Оформить письмо ». Нажатием этой кнопки вы откроете панель форматирования текста. При желании можете на наличие орфографических ошибок, нажав кнопку «Проверить орфографию». Если необходимо прикрепить какие-либо файлы к письму, нажмите кнопку «Прикрепить файлы», загрузите их со своего компьютера и прикрепите к письму. Можно также установить одну из дополнительных функций, например, уведомление о получении письма, SMS-уведомление адресата о получении письма и т.д.
Теперь самое интересное. Когда вы закончили работать с самим письмо м, необходимо его отправить. Чтобы оно отправилось адресату автоматически, т.е. не сразу же после того как, вы его написали, а спустя определенное время, внизу под текстом письма найдите надпись «Отправить сегодня в …». Поставьте рядом с ней галочку, чтобы активизировать данную функцию. Установите точную дату и время отправки. Нажав на пиктограмму с вопросительным знаком, можно прочитать справку по данной функции. Внимание: отправку письма можно отложить не более чем на один год с текущей даты. По окончании всего процесса нажмите на кнопку «Отправить».
Электронная почта в России сейчас используется очень активно в частной переписке. В Западной Европе и Северной Америке уже десятилетие назад этот способ начал практиковаться не столько в частной переписке, сколько для обмена деловой информацией внутри различных организаций. А поскольку при этом достаточно часто было необходимо отправлять сообщения одновременно нескольким коллегам, то и почтовые программы быстро получили дополнительную функцию, позволяющую упростить решение этой задачи. Современные почтовые сервисы унаследовали и развили механизм отправки сообщений одновременно нескольким адресатам.
Вам понадобится
- Почтовая программа или доступ к почтовому сервису
Инструкция
Если для отправки электронных писем вы используете приложение, установленное в вашей операционной системе (например, Microsoft Outlook или The Bat!), то запустите его и создайте сообщение, которое требуется отправить нескольким получателям.