ניהול נכון של משאבי אנוש. לימוד שלמות המידע על ניהול רישומי כוח אדם. המסמכים הדרושים כוללים

לכל חברה יש עובדים, וזה אומר שיש צורך לארגן רישומי כוח אדם. בארגונים גדולים היא מבוססת, אבל בחברה שרק מתחילה, צריך ליצור אותה מאפס.

שלבי יצירת רשומות משאבי אנוש

ניתן להקצות אחריות ליצירת רשומות משאבי אנוש לעובדים שונים. מדובר במייסד החברה, ובמנהלה, ובחשב, ובמנהל המשרד. לא משנה מי אמון על העבודה הזו, יצירת ניהול רשומות דורשת ניסיון וידע. בואו נבחן את השלבים של ארגון ניהול רישומי כוח אדם.

לימוד שלמות המידע על ניהול רישומי כוח אדם

העובד יזדקק למשאבים הבאים:

• פעולות רגולטוריות: דיני עבודה, תיעוד כוח אדם. כל התקנים חייבים להיות במהדורה העדכנית ביותר. הם נחוצים כדי לעמוד בחוק בתהליך יצירת רישומי כוח אדם.
• מדריכים, ספרים על עבודה משרדית.
• תוכנית לשמירה על רישומי כוח אדם. הנפוץ ביותר הוא 1C. עם זאת, חוץ מזה, ישנן תוכניות רבות אחרות, כולל אלה שעדיפות על 1C בפונקציונליות. היתרון של 1C הוא שיש מומחי תחזוקת מערכות בכל עיר.

ניתן להשיג את כל חומרי העזר בחינם, אך יש לרכוש את התוכנית.

מחקר של תיעוד מרכיב

העובד שמארגן עבודה משרדית צריך לקחת מהמנהל עותקים של המסמכים המרכיבים. תיעוד כוח אדם נערך בדיוק על בסיסם. מידע על הליך העסקת דירקטור לקוח מהאמנה. ניתן לראות שם גם תנאי העסקה אחרים:

• הליך קביעת השכר.
• משך כריתת חוזה עבודה.

האמנה עשויה לקבוע את הנוהל להעסקת מומחים מרכזיים וקביעת לוח זמנים לצוות עובדים.

קביעת רשימת התיעוד

יש להסכים עם ההנהלה על רשימת המסמכים הנדרשים. עם המנהל יש לדון בתנאים הרצויים בתקנון הפנימי ובתקנון הפנימי. בואו נסתכל על המסמכים שיש למלא:

• הזמנות הנוגעות לפעילות העובד. למשל, אלה יכולים להיות הזמנות לעבודה, פיטורים או העברה לתפקיד אחר. מסמכים אלו יישמרו למשך 75 שנים.
• הזמנות כוח אדם. חיי המדף של ניירות הם 3-5 שנים.
• , שבו מוזן מידע על עובדים.
• חוזי עבודה.

חברה חייבת להגיש מסמכים אלו, ללא קשר לגודלה.

העסקת מנהל

המנכ"ל הוא העובד הראשון בחברה. אם עובד נכנס לשירות על בסיס תחרותי, נכרת עמו חוזה עבודה. ההסכם נכרת על ידי יו"ר הגוף הנבחר.

אם לחברה יש מייסדים, נחתם הסכם עימם. אם המנהל הוא גם מייסד וגם יזם יחיד, הוא חותם על ההסכם הן עבור העובד והן עבור המעסיק. על המסמך לציין את התאריך שממנו היה המנהל בשירות.

הכנת תיעוד בסיסי

יהיה עליך לערוך מספר מסמכים:

• לוח זמנים לצוות עובדים;
• כללי נוהל בחברה;
• תקנות פנימיות אחרות.

המסמכים חייבים באישור המנהל. לאחר ביצוע כל העריכות, המסמכים מאושרים. מסמכים לדוגמה ניתן למצוא באינטרנט.

טבלת האיוש נערכת על פי טופס אחיד. עם זאת, במידת הצורך, המנהל יכול לעזוב את עריכת חוק מקומי לפי שיקול דעתו. אתה יכול להוסיף לו עמודות עזר. טבלת כוח האדם מכילה את המידע הבא:

• תואר עבודה.
• מספר יחידות צוות.
• גודל שכר.
• הטבות לעובדים.

יש לרשום את כל התפקידים בלוח הזמנים לפי סדר החשיבות. הראשון ברשימה הוא המנהל הכללי, האחרונים הם עובדי תמיכה (למשל מנקים).

לוח העבודה צריך להגדיר את לוח העבודה של החברה. למשל, זו יכולה להיות עבודה במשמרות. במידת הצורך, המסמך יכול לכלול ניואנסים של אתיקה תאגידית ודרישות להופעתם של עובדים.

יש להכין ספרי יומן. בפרט, הפעולות הבאות מתבצעות:

1. סִפְרוּר.
2. דפי שרוך.
3. אטום את המסמך.

המספור חייב להיות רציף. כל הגיליונות חייבים להיות ממוספרים. לאחר מכן, אתה צריך לשרוך את כל הסדינים, כולל הכיסוי. הזנבות משתרעים מעבר למגזין. אתה צריך להסתיר אותם עם נייר. על זה אתה צריך לציין את מספר הגיליונות במגזין. כמו כן יש לחתום על חתימת המנהל או העובד האחראי על שמירת המסמך. כמו כן, יש לסמן את היומן בתאריך תחילת התחזוקה שלו ובשם החברה.

פיתוח טופס הסכם עבודה סטנדרטי

יש לכלול את כל תנאי העסקת העובדים בטופס הסטנדרטי. לדוגמה, אלה יכולים להיות הפריטים הבאים:

• מקום עבודה.
• שעות עבודה.
• שכר: סכום ונוהל תשלום.
• בונוסים הניתנים על ידי המעסיק.

הטופס כולל גם את המידע הבא:

• שם החברה, כתובתה החוקית והאמיתית;
• שמו המלא של העובד;
• התפקיד אליו נקלט העובד;
• התקופה שלגביה נכרת ההסכם;
• סוג הסכם העבודה (עבודה עיקרית או משרה חלקית);
• אחריות בעבודה.

חָשׁוּב! כל התנאים המפורטים בטופס חייבים לעמוד בדרישות החוק. אחרת, הם נחשבים לא חוקיים. אחרת, המעסיק יכול לכלול כל מידע בהסכם.

הכנת תיעוד אחר

לעבודות כוח אדם נוספות תזדקק למסמכים נוספים:

• ספרי הנהלת חשבונות;
• הסכמי אחריות;
• טפסי הזמנה וכו'.

מסמכים לדוגמה ניתן למצוא גם באינטרנט.

החלטה על הניואנסים של שמירת רישומי עבודה

בתחילה, המנהל יכול לטפל בתחזוקת רישומי העבודה. יש לרשום זאת בסדר המתאים תוך קבלת אחריות. יש להשלים את ההזמנה. אחרת, יוטל על החברה קנס. בעתיד ניתן להעביר את האחריות על אחזקת ספרים לעובדים אחרים.

העסקת עובדים

בשלב זה תצטרכו להכין מספר מסמכים, כגון:

• הסכמי עבודה;
• הזמנות לגיוס;
• ספרי עבודה וספר תיעוד של תנועתם.

רישום עובד לעבודה מתבצע על פי האלגוריתם הבא:

1. קבלת פנים עם עובד.
2. היכרות של האדם עם כל המעשים המקומיים (לדוגמה, עם תיאורי תפקידים, תקנות על שכר).
3. כריתת הסכם עבודה (על המסמך לשאת חתימת המנהל והעובד).
4. עותק שני של חוזה העבודה מופק לעובד.
5. כרטיס אישי ממולא בטופס T-2.
6. הַרשָׁמָה.

כל התיעוד (כרטיס אישי, הסכם עבודה וכו') מועבר למחלקת הנהלת החשבונות. זה נחוץ למטרות שכר. רשימת תיעוד זו נקבעה בחוק. ביצוע כל אחד מהניירות הללו הוא חובה.

ניהול רישומי כוח אדם הוא אחת מנקודות המפתח עבור מנהלי כל הארגונים, הדורשת ידע רציני של חקיקת העבודה, יסודות השמירה והכנת התיעוד. אי אפשר לזלזל בו.

במאמר זה תוכלו לקרוא:

• מהו ניהול רישומי כוח אדם
• אילו מסמכים חשובים בניהול רישומי כוח אדם?
• מה הבסיס לניהול רישומי כוח אדם?
• כיצד לארגן רשומות משאבי אנוש בחברה שלך
• אילו טעויות עושים לרוב אנשי משאבי אנוש?
• מהם היתרונות של אוטומציה של משאבי אנוש?
• אילו שינויים השפיעו על ניהול רישומי כוח אדם ב-2016?

מהו ניהול רישומי כוח אדם

ניהול רישומי משאבי אנושכולל ניהול כוח אדם, המאפשר לך לווסת בזמן את זרימת המסמכים של הארגון. זה יכול להיות קשור הן לעובדים, לתנועתם בתוך החברה, והן לרישום שעות עבודה והסדרים עם העובדים.

המאמר הכי טוב של החודש

אם תעשה הכל בעצמך, העובדים לא ילמדו איך לעבוד. הכפופים לא יתמודדו מיד עם המשימות שאתה מאציל, אבל ללא האצלה אתה נידון לצרות זמן.

פרסמנו במאמר זה אלגוריתם האצלה שיעזור לכם להשתחרר מהשגרה ולהפסיק לעבוד מסביב לשעון. תלמדו על מי ניתן ועל מי לא ניתן להפקיד את העבודה, כיצד להקצות משימה נכונה כך שתושלם וכיצד לפקח על הצוות.

לפני זמן לא רב, לכל חברה הייתה מחלקת כוח אדם משלה, ותהליך העבודה המשרדי היה שיטתי לחלוטין ולא דרש ידע מיוחד מעובדי המחלקה. כעת כמעט הכל השתנה: עובדי משאבי אנוש פשוט צריכים להשתמש בחשיבה יצירתית בעת העסקת עובדים פוטנציאליים. לפיכך, למנהל משאבי אנוש חשובים השכלה ואוריינות משפטית, דיוק ויסודיות בניהול ענייני רואי חשבון ולימוד תכניות הכשרה.

ככלל, רואה חשבון-עורך דין-מנהל משאבי אנוש תואם באופן קולקטיבי לתואר מאסטר משאבי אנוש.

מהן תחומי האחריות של מומחה משאבי אנוש?

המסמכים העיקריים שעמם צריך להתמודד מומחה משאבי אנוש הם:

1. שמירה על זרימת המסמכים המוכתבת על ידי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית:

הקמת תיקים אישיים של עובדי החברה;

כתיבת אישורים, ימי מחלה והצהרות;

הכנת פקודות כוח אדם;

יצירת דפי זמן ובקרת שעות עבודה;

הכנת דוחות רבעוניים על המס הסוציאלי המאוחד;

חישוב וחישוב שכר לעובדים וכו'.

2. ניסוח מוסמך של חוזי עבודה, תיאורי תפקידים ותקנון פנימי.

3. שמירה על מסמכים הקשורים לקליטת עובדים חדשים:

לימוד פרופילים וקורות חיים של מועמדים;

מעקב אחר שוק השכר;

עיבוד רשימת המשרות הפנויות של הארגון;

4. התחשבנות במסמכים בנושא הסמכה והערכה של כוח אדם:

כתיבת טפסי הערכה ותקנון;

הכנת מאפייני הסמכת עובדים.

חשוב שמומחה משאבי אנוש יחתום על מסמך על אי הפצת נתונים אישיים של עובדים.

יסודות ניהול משאבי אנוש

למסמכים שונים, למשל, חוקים, תקנות, הנחיות, הקובעים סטנדרטים של דיני עבודה, יש חשיבות עליונה בעבודתו של עובד משאבי אנוש. ישנן שתי קבוצות עיקריות של עיתונים רשמיים:

1) חקיקה וחוקי עזר המתארים תקני דיני עבודה ותקני הגנת עבודה. כל עובדי החברה חייבים לעמוד בתקנים אלו. זה כולל:

1. קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. זה חוק יסוד. אחריו עובד מחלקת כוח אדם של כל מיזם. על פי נורמות קוד העבודה עובדים ומפוטרים עובדים בארגון, מוסדרים שעות עבודה ומנוחה, הליך הוצאת השכר ורישום הטבות ופיצויים שונים.

2. חוק הפדרציה הרוסית מיום 17 ביולי 1999 מס' 181-FZ "על יסודות ההגנה על העבודה בפדרציה הרוסית". חוק זה מאפשר לך לארגן מערך הגנה על עובדים במפעל. המנהל לוקח שליטה על מתן תנאי עבודה בלתי מזיקים ונושא באחריות מנהלית לכך.

3. החוק הפדרלי של הפדרציה הרוסית מ-27 ביולי 2006 מס' 149-FZ "על מידע, טכנולוגיות מידע והגנת מידע". עיבוד המידע האישי מבוסס בדיוק על חוק זה. לדוגמה, הם קובעים כיצד יעובדו כל הנתונים על האדם הנשכר, וכן היכן יישמר המידע.

4. חוק הפדרציה הרוסית מה-8 באוגוסט 2001 מס' 134-FZ "על ההגנה על הזכויות של ישויות משפטיות ויזמים בודדים במהלך פיקוח המדינה (פיקוח)". חוק זה מדבר על הזכויות והחובות של המעסיק במהלך בדיקות שוטפות בפרט, בחוק קובע את המסמכים שזכות המנהל לדרוש מהאדם שבא לערוך בדיקה במפעל הוא מזכיר את זכותו של מי שמבצע את החובה לקחת חלק בבדיקה עצמה , כמו גם מה לעשות אם התוצאה שלו אינה משביעת רצון.

5. חוק הפדרציה הרוסית מ-29 ביולי 2004 מס' 98-FZ "על סודות מסחריים". כולל רשימה של מידע מסווג במפעל זה, וכן רשימה של עובדים שיש להם מידע סודי ואחראים לחשיפתו.

2) מסמכים בעלי אופי מתודולוגי על עבודה ניהולית וניהול רישומי כוח אדם. מסמכים אלה הם אופציונליים וכוללים מידע על הדרך היעילה ביותר לעבוד עם מסמכים של מחלקת משאבי אנוש.

1. GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות להכנת מסמכים." הם קובעים את הכללים לשמירה על תיעוד, רשימה של פרטים שנדרשים להיות במסמך. תקן מדינה זה מגדיר את רשימת הפרטים שחייבים להיות במסמך, סדר סידורם והדרישות לניירות מכתבים. לדוגמה, המיקום על מסמכים של סמל המדינה, סמל הארגון או הסימן המסחרי שלו נקבע בסטנדרטים אלה. הם אומרים לך מתי לכתוב את השם המקוצר של המיזם, ומתי לכתוב את השם המלא, כמו גם את מרכיבי מספר הרישום של ההזמנה. כללים אלה חלים על כל המסמכים הארגוניים והמנהליים של הארגון: החלטות, הוראות, צווים, פרוטוקולים, מעשים, מכתבים. ניהול רישומי משאבי אנוש מטפל בכל המסמכים הרשמיים הללו.

2. צו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 16 באפריל 2003 מס' 225 "על ספרי עבודה" וצו של משרד העבודה של רוסיה מיום 10 באוקטובר 2003 מס' 69 "על אישור ההנחיות למילוי עבודה ספרים". עובד כוח האדם פונה אליהם על מנת למלא נכון ולתחזק את ספרי העבודה של עובדיהם.

3. רשימת מסמכי ניהול תקניים שאושרו על ידי רוסרחיב ב-6 באוקטובר 2000. חוק רגולטורי זה כולל רשימה מלאה של מסמכים פנימיים, קובע את הנוהל ותנאי אחסונם. כך, אם עובד כוח אדם צריך לברר כמה זמן, למשל, צריך לשמור טבלת איוש, הוא מעלה את המסמך המחלקתי המסוים הזה.

4. תקני זמן משולבים בין-מגזריים לעבודה על איוש וחשבונאות של כוח אדם ותקני זמן משולבים בין-מגזריים לעבודה על תמיכה בתיעוד לניהול, שאושרו בהחלטה של ​​משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מ-25 בנובמבר 1994 מס' 72. בעזרתם מחושב מספר עובדי שירות כוח אדם, ונקבע משך הזמן הנדרש לכל אחד מהם לביצוע תפקידו.

5. צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני לרישום עבודה ותשלומה. דוגמאות של הזמנות על העסקה, על סיום העסקה, על העברה, על שליחה לנסיעת עסקים, על בונוסים, כמו גם כמה מסמכים אחרים כלולים במסמך, על פי החלטת ועדת הסטטיסטיקה של המדינה של הפדרציה הרוסית מיום ינואר 5, 2004 מס' 1.

כיצד לנהל רישומי כוח אדם בחברה

פעילויות משאבי אנוש יכולות להתבצע בדרכים הבאות:

1) בעצמך, על ידי העסקת עובד במיוחד למטרה זו.

2) על ידי פנייה לעזרת ארגוני צד שלישי המתמחים במיקור חוץ של משאבי אנוש.

3) ניהול רישומי כוח אדם אוטומטי.

שתי השיטות הראשונות מקובלות ולכל אחת יתרונות משלה.

לפי הראשון, באמצעות הקמת מחלקת משאבי אנוש בארגון, יוכלו אנשיו לשלב בין חשבונאות, פסיקה ואחריות של מנהל משאבי אנוש, וכן לתפוס היטב את כל המידע הדרוש מתוך החברה.

אם הצוות קטן, אז בדרך כלל המנהל מבצע את התפקידים הללו בעצמו ובכך חוסך בשכר לעובדים המתמחים בתחום זה.

האפשרות השנייה זוכה כעת לפופולריות רבה, שכן שירות כזה עולה לחברה הרבה פחות מהעסקת עובד באופן קבוע. הדבר נכון במיוחד לפני בדיקות, בעת החלפת הנהלה או בעת פיטורי עובד מנוסה בתחום זה. מומחים מוסמכים מגיעים לארגון באופן זמני ומסדרים את כל התיעוד הפנימי.

כיצד לארגן רשומות משאבי אנוש מאפס

שלב 1. פיתוח מסמכים שחייבים להיות בחברה

ראשית, מדריכים שונים לעבודת רישומי כוח אדם מפותחים. לשם כך, על הארגון להחזיק במסמכים הדרושים הבאים:

תקנות עבודה פנימיות;

חוק הגנת מידע אישי של עובדים;

חוק הגנת העבודה ובטיחות אש.

מסמכים אלו הם חובה ומטופלים תחילה.

שלב 2. התאמת כוח האדם

לפני עריכת לוח עבודה, נכרתים חוזי עבודה עם עובדי הארגון, נערכים כל תיעוד העסקה הדרוש ויוצרים ספרי עבודה. עם זאת, שגיאות בתחזוקת תיעוד זה נפוצות למדי.

טבלת האיוש מאומתת לפי נתוני שכר העובדים ושמות תפקידיהם. מידע זה נמצא במחלקת הנהלת החשבונות.

שימו לב להתאמה בין התפקידים בטבלת האיוש לבין התפקידים בפועל של העובדים. מידע זה נחוץ בעיקר לצורך כניסה לתוכנית 1C, אך במציאות, עיוותים גסים במסד הנתונים נפוצים מאוד. בהתאם לכך, בעת עריכת טבלת האיוש, כל המידע על העובדים חייב להיות אמין ומאומת.

• שיטות תמריצי כוח אדם: מוחשי ובלתי מוחשי

בהנהלת חשבונות, לכל עובד נקבע מספר כוח אדם ייחודי משלו. ככלל, תהליך זה הוא אוטומטי. אחרת, הם מוקצים באופן ידני. מאחר וכל מספר כוח אדם מוקצה לאדם בודד, גם לאחר פיטוריו הוא אינו מועבר לאיש.

בדקו היטב את מצב התיקים האישיים של העובדים והכרטיסים האישיים שלהם. אם חסר תיעוד כלשהו, ​​כתבו תזכורת לעובד הארגון מה בדיוק עליו להציג למחלקת משאבי אנוש.

שלב 3. בדיקת עמידה במידע בחוזי עבודה ובלוחות איוש עובדים

הקפידו לבדוק את פרטי טבלת האיוש עם המידע בחוזי העבודה. ייתכן שהמידע לא יהיה מהימן. לדוגמה, מצוין שכר שאינו תואם את המציאות, או המועד המצוין לחתימה על החוזה נופל על יום חופש ואי התאמות אחרות. במקרים כאלה, יש צורך בדחיפות לבצע מחדש חוזים. יש לערוך את ההסכם בהתאם לכל הכללים ולחתום על ידי גורם מוסמך. במידה ויחולו שינויים כלשהם בפעילות העובד, די לערוך הסכם נוסף ובכך לבצע התאמות בחוזה העבודה.

הסכם כזה נערך בנפרד עבור כל עובד ספציפי בארגון.

כל התיעוד נעשה בשני עותקים: האחד לחברה, השני למחלקת כוח אדם.

שלב 4. בדיקת ביצוע נכון של פקודות כוח אדם

כל התיעוד נבדק על נכונות ואמינות הנתונים שהוזנו. כל הניואנסים, כגון תאריכים, חתימות וכל מידע הנוגע לאדם המבקש עבודה, חייבים להיות נכונים. כל המסמכים חייבים להתאים זה לזה. תמיד שימו לב לנוכחות לא רק חתימתו של ראש המיזם, אלא גם העובד עצמו. אם נמצאו אי דיוקים כלשהם במסמכים, יש לבצע אותם מחדש או אולי לשלוח אותם לחתימה.

שלב 5. בדיקת נכונות רישומי העבודה

לאחר מכן, ודא שרישומי העבודה שלך קיימים. כולם בארגון. אתה עלול להיתקל ברשומת העבודה של עובד שלא עובד עם הארגון שלך זמן רב. אז אתה אמור לשלוח מכתב רשום עם אישור מסירה עם בקשה להופיע לספר העבודה או לתת כתובת אליה ניתן לשלוח. בהתאם לתשובה, היא נשלחת בדואר לכתובת שצוינה עם קבלת קבלה, או שהודעה על מסירת המכתב כלולה בספר העבודה. חיי המדף של ספר העבודה של עובדים שאינם עובדים הם עד שיידרש, אך לא פחות מ-50 שנה.

כאשר מתחילים למלא ספר עבודה, יש ללמוד תחילה את המסמכים המסדירים את תחזוקת ספרי העבודה. אלה כוללים:

הוראות למילוי ספרי עבודה;

כללים לתחזוקה ואחסנה של ספרי עבודה, הפקת טפסי ספרי עבודה ומתן אותם למעסיקים.

שלב 6. רישום קבצים אישיים או תיקיות אישיות של עובדים (אם הם לא נשמרו לפניכם)

בהתקבל לעבודה נוצר כרטיס אישי לכל עובד בטופס מס' T-2. ככלל, תהליך זה הינו אוטומטי כיום - ישנן תוכנות מיוחדות למילוי כרטיסים אלו ולאחר מכן הדפסתם. יש לציין כי בארכיון המדינה מקבלים כרטיסים אישיים רק על נייר "חצי קרטון".

כרטיסים אישיים נשמרים על ידי עובד מחלקת משאבי אנוש - הוראה כזו כלולה בהוראות לשימוש בטפסים מאוחדים (החלטה של ​​ועדת הסטטיסטיקה של רוסיה מיום 5 בינואר 2004 מס' 1).

כל עותקי המסמכים: דרכון, תעודת ביטוח, ממוקמים בתיקיות "תיק" וערוך מלאי של כל תיק. כך נוצרות תיקיות אישיות. גם עותקים של הזמנות וחוזים הנוגעים לעובד זה מוצבים שם. זה נעשה מטעמי נוחות. רצוי לצרף תמונות של עובדים לכרטיסים אישיים.

זכרו שמאוד לא רצוי לאחסן קבצים אישיים יחד עם טופס מס' T-2.

שלב 7. הכנת ספרי החשבונאות או היומנים הדרושים

מסמכים כגון פנקס רישום תנועת ספרי עבודה ותוספות בהם ופנקס קבלות והוצאות לחשבונאות על צורות פנקסי עבודה ותוספות בהם נשמרים ביד בלבד. כל עמוד חייב להיות ממוספר, והספר חייב להיות כרוך, שכן מדובר ביומן של טפסי דיווח קפדניים.

שלב 8. עריכת לוח חופשות

בתקופה שלפני ראש השנה נערך ומאושר לוח חופשות.

במפעל קטן, ניתן לערוך סקר על עובדים שיוצאים לחופשה במפעל גדול, משימה זו האצלהראשי מחלקות בארגון.

כדי להבטיח שתהליך העבודה של המיזם לא יושפע, תקופות חופשה לא אמורות להיות חופפות לעובדים באותה מחלקה.

אם מתעוררות סוגיות שנויות במחלוקת בין העובדים לגבי תקופת החופשה, ההחלטה מתקבלת על ידי המנהל או ראש המחלקה. השגת כל המידע הדרוש ליצירת לוח זמנים לחופשה נמשכת בין שבוע לשלושה שבועות.

לאחר עריכת לוח החופשות, הוא מאושר על ידי ראש הארגון.

שבועיים לפני תחילת החופשה, הנכם נדרשים להודיע ​​לעובד על התרחשותה ולהוציא צו למתן החופשה. עם זאת, ניתן להתאים את מועד היציאה לחופשה בהסכמה בין העובד לממונים עליו.

כאשר מוצגת תעודת מחלה בתחילת החופשה המתוכננת, היא מועברת לפרק זמן אחר המציין זאת בבקשה. הנתונים שהשתנו מוזנים לעמודות מסוימות של לוח החופשות.

זכרו תמיד שעובד נדרש לצאת לחופשה לפחות פעם בשנתיים. ועם פיטורי עובד, חופשה שנתית בתשלום מתוגמלת כספית.

שלב 9. גיבוש תיקי כוח אדם

המקרים בנויים כך:

- "הזמנות לכוח אדם (העסקה, פיטורים, העברה, בונוסים, קידום, חופשות ללא שכר, מטלות בנסיעות עסקים ארוכות טווח ונסיעות עסקים לחו"ל)" - תקופת אחסון - 75 שנים;

- "הזמנות לכוח אדם (חופשות סדירות וחינוכיות, חובה, קנסות, נסיעות עסקים קצרות טווח בתוך הארץ)" - חיי מדף - 5 שנים;

- "חוזי עבודה";

- "עניינים אישיים";

- "כרטיסים אישיים";

- "מסמכים רגולטוריים של החברה (תקנות, הוראות)";

- "נושאי כוח אדם הקשורים לשירותים ממשלתיים וארגוני מסחר" וכו'.

רשימות חופשות, סדרי תפקידים ולוחות זמנים מסווגים בדרך כלל כעניינים נפרדים.

בהתחשב בכך שניתן לאחסן הזמנות אישיות למשך חמש או שבעים וחמש שנים, מומלץ למיין אותן למקרים שונים. שימו לב כי לכל המסמכים שאינם נכללים ברשימת התיקים עם תקופת שמירה של 5 שנים ישנה אוטומטית תקופת שמירה של 75 שנים.

אם החברה גדולה מספיק, ומופיעים יותר מ-250 גיליונות בתוך 12 חודשים, יש למיין אותה לתיקיות נפרדות. לדוגמה, "חוזי עבודה (A–L)", "חוזי עבודה (M–Z)"; "הזמנות לכוח אדם (חופשות מתוכננות וחינוכיות)", "הזמנות לכוח אדם (חובות, נזיפות, נסיעות עסקים)").

שלב 10. רישום רשימת התיקים

רשימה שיטתית של שמות תיקי החברה, המציינת גם כמה זמן נשמר מסמך מסוים, יכולה להיערך בנפרד למקרים הקשורים לאנשי החברה, או להיכלל ברשימה הכללית של מסמכי החברה.

תהליך מילוי מסמכים הקשורים לכוח אדם זהה לתיוק תיקים והרכבת רשימה בעבודה משרדית כללית.

ניהול נכון של רישומי כוח אדם: טעויות אופייניות

1. שגיאות בעת הוצאת הזמנות:

מופרים הכללים לעריכת הרכיב הטקסטואלי של צווים, ובמיוחד צווים לקליטת אדם, העברה או פיטוריו.

תנאי ההעסקה ותיאור התפקיד מצוינים באופן שגוי, ואינו כלול מידע על תקופת הניסיון.

ייתכן שיש איות שגוי של נתונים שונים בעת ביצוע הזמנה. טעויות נעשות לרוב בשמו של אדם, בשם מחלקת חברה או מקום עבודה, או בתואר עבודה.

שימוש לא נכון בטפסים סטנדרטיים בהכנת מסמכים. מתעוררות בעיות גם בציון הרכב הפרטים.

2. טעויות בעת כריתת הסכמי עבודה:

כריתת הסכם על בסיס מסמכים שהושלמו בצורה שגויה או בהיעדר אחד מהנדרשים.

כריתת חוזה עבודה עם עובד שלא הגיע או כבר עבר את מגבלת הגיל המותר.

קבלת אזרח שאינו יכול לבצע עבודה זו מסיבות בריאותיות.

3. שגיאות בעת שמירה על רישומי עבודה:

לעתים קרובות ארגונים שוכחים להזין את נתוני רשומת העבודה של העובד החדש בספר העבודה.

תיקונים בתוספת העבודה אינם מקובלים אם הנתונים הוזנו בצורה שגויה.

אינך יכול להזין מידע על עבודתך בסעיף "מידע על פרסים" או לעצב את התוספת בכל דרך אחרת שאינה תואמת את החוק.

אוטומציה של ניהול רישומי כוח אדם: אלגוריתם יישום

בעלים של חברות גדולות מתמודדים לעתים קרובות עם בעיות:

העובדים איטיים להשלים את הניירת;

הסכמים לוקחים זמן רב עד להסכמה, התחייבויות חוזיות מתקיימות באיחורים;

העובד טוען שהיה מסמך ספציפי, ואף זוכר את הכתוב בו, אך אינו מוצא אותו;

כשעובדים עוזבים, נעלמים מסמכים חשובים שאיתם עבדו.

כתוצאה מכך, החברה לא נענית לבקשות של לקוחות או ספקים בזמן, ומהירות קבלת ההחלטות יורדת. בשלב זה אתה צריך לחשוב ברצינות על הטמעת מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית מאוחדת (EDMS). מערכת כזו תאפשר לכם להתמודד עם הבעיות המפורטות, ובנוסף תסייע לכם לשלוט במשמעת הביצועים ולקבל במהירות את הנתונים הדרושים לניתוח המצב.

בעת הכנה ויישום של פרויקט לאוטומציה של זרימת מסמכים, עליך לדבוק באלגוריתם מסוים:

שלב 1. תאר את מערכת ניהול המסמכים

ניתן להפקיד את התיאור בידי מזכירה (במידה והחברה קטנה) או עובד שמונה במיוחד. הנה מה שהוא צריך לעשות:

הכנת מסמך (תקנות) המפרט תהליכים עסקיים ומגדיר את הליך ביצוע המסמכים;

ערכו הנחיות לעבודה משרדית (או המקבילה לה) המתארות את ההליך לכל תהליך (נהלים, תפקידים ותפקודים של עובדים; דוגמה לתהליך היא עבודה עם חוזים ומסמכים נלווים);

לכתוב (או לעדכן) תיאורי תפקידים לעובדים; עליהם לציין בבירור את תפקידיו של כל עובד ולקבוע מי ימלא את תפקידו במקרה של היעדרות זמנית.

שלב 2. קבעו את הלקוח (הבעלים) של המערכת ואת מנהל הפרויקט

הלקוח הוא עובד או מחלקה בחברה (מיוצג על ידי הבוס שלו) שיעבוד עם המערכת יותר מכל אחד אחר (פקיד, ראש אגף משפטי או כוח אדם). אחריות הלקוח היא לספק לצוות היישום מידע על תהליכים עסקיים, טפסי דיווח, טפסים, לייעץ לחברי צוות, לארגן עבודה על התאמת התוכנית ובדיקת בלוקים מוכנים.

• כתיבת הצעה מסחרית: 5 טיפים חשובים

כמו כן, צריך למנות מנהל פרויקט (בחברות קטנות, הלקוח ומנהל הפרויקט עשויים להיות אותו אדם). לפעמים מישהו משירות ה-IT הופך למנהל. זה לא נכון. ראשית, עובד במחלקה זו אינו מכיר את התחום שבו המערכת מיושמת, ושנית, לא סביר שהוא יוכל לנהל ביעילות תהליך שמשפיע על תחומים מרכזיים רבים בחברה שלך. אך היכן שהעזרה של מומחי שירותי IT תהיה משמעותית היא בעריכת רשימה של מוצרי תוכנה, בחירת קבלן, תיאום פעילותו, מתן הסמכויות וזכויות הגישה הנדרשות לעובדים, וכן בייעוץ (יחד עם מומחים רלוונטיים) לחברה עובדים ששולטים במערכת חדשה עבורם.

שלב 3. צור צוות פרויקט

הצוות צריך לכלול את הלקוח, נציגי כל המחלקות העובדות עם תיעוד ועובדי שירות IT. בנוסף, על צוות הפרויקט לכלול נציגים של החברה הקבלנית שתפתח ותטמיע את המערכת (במידה והחלטתם לא לעשות זאת בעצמכם).

השתתפות בפרויקט של המנהל הכללי

נאדז'דה מרקוריבה,ראש הכיוון לקידום פתרון 1C: Document Flow ב-1C, מוסקבה

השתתפות בפרויקט של המנהל הכללי היא חובה. עליכם לקיים פגישות מפתח, להסכים על מסמכים מרכזיים ולהוביל דוגמה באמצעות המערכת – כל אלו חיוניים להטמעה מוצלחת. אם אין השתתפות פעילה של ראש החברה, הניסיונות להנהיג זרימת מסמכים אוטומטית הם כמובן נידונים. כישלון מובטח גם אם מנהלי הביניים שכנעו אותך להטמיע מערכת אוטומטית, אבל אתה בעצמך לא ממש מבין למה זה נחוץ, ואתה מחליט לקחת על עצמך את הפרויקט על בסיס העיקרון "ננסה את זה, וננסה לִרְאוֹת."

תפקיד המנהיג בניהול קבוצת העבודה:

1. העברת בקרה תפעולית לאחד העובדים המעורבים בפרויקט. בדרך כלל ממונים מומחים מאומנים היטב או ראשי מחלקות רלוונטיות לניהול פרויקטים.

2. העצמת מנהל הפרויקט. זה הכרחי במיוחד אם לחברי הצוות יש מעמד גבוה יותר ממנהל הפרויקט שמיניתם.

• מגזר B2B: כיצד לקבל הזמנות עבור 11 מיליון רובל לחודש

3. לפי פקודה או הנחיות מילוליות, שחררו את חברי צוות הפרויקט מחלק מחובותיהם הרגילות כדי שיוכלו להקדיש מספיק זמן לפרויקט.

4. הגדירו קריטריונים להצלחת הפרויקט.

5. ערכו פגישות קבועות כדי לפתור במהירות בעיות שמאטות את התהליך. לעתים קרובות הם קשורים לתקשורת לקויה בין מחלקות.

6. לתת השראה לצוות לדחיפה האחרונה. לקראת סוף הפרויקט תמיד יש ירידה - זה שלב "מבחן הכוח". כבר נעשה הרבה, כולם עייפים, הכסף אוזל, הכשלים נערמים וכו'. ב-90% מהמקרים צוותי הפרויקט לא יכולים לעבור את הנקודה הזו, והמאמצים מתכלים. הפרויקט ימות בשקט צעד אחד מהשלמתו אם המנהיג או המנהל הכללי שלו לא ימצאו את הכוח לשנות את המצב.

שלב 4. זהה את הבעיות שברצונך לפתור ובחר מוצר תוכנה

לפעמים בשלב זה המשימות מתבלבלות: העיקרית שבהן נחשבת למשל להגברת השקיפות והשליטה בתהליכים ארגוניים, אם כי ניתן להשיג זאת רק באמצעות שינויים ארגוניים. יש לחלק כל משימה גלובלית למספר מטלות מקומיות. זה כמובן חסר תועלת לנסות מיד "להגביר את השקיפות", אבל אתה יכול "לצמצם את הזמן הנדרש לאישור חוזים לשלושה ימים" או "לקבל דוח על עלויות העבודה של העובד עבור כל פרויקט בכל עת". מטרות אלו מכתיבות את בחירת מוצר התוכנה. בנוסף, יש לקחת בחשבון את הקריטריונים הבאים:

תאימות לפלטפורמה שבה מפותחים מוצרי חברה אחרים;

היכולת לשפר את המערכת באמצעות שירות ה-IT שלנו;

תמיכה בעבודה עם מכשירים ניידים.

שלב 5. ערכו עבודת הסבר, דברו על הצלחות ראשונות

בדרך כלל, למחרת השקת מערכת חדשה, המנהל מתחיל לקבל תלונות מעובדים: "המערכת לא עובדת", "זה לא נוח", "אין לי זמן לזה", "למה צריך אני לוחץ על הכפתורים האלה", "כבר יש לי מספיק מה לעשות..." הזרם של תלונות כאלה הוא אינסופי, כי העובדים לא מעוניינים שתראה מה ואיך הם עושים. כדי למזער הזדמנויות לחבל בחידושים, יש צורך לעדכן את העובדים בשינויים המתרחשים: לדבר בפירוט על כל שלב חדש בפרויקט וכל השינויים המתוכננים, לדון בהם, להגיב להתנגדויות, להפגין יתרונות פרטיים (זירוז ההליך לבדיקת חוזים, הקלה על חיפוש מסמכים וכו'). קודם כל, כדאי למקד את המאמצים שלך בתהליכים שהאוטומציה שלהם תספק במהירות תוצאות נראות לעין. על המנכ"ל וכל המנהלים הבכירים של החברה לבצע עבודת הסברה, ובנוסף, להשתמש במערכת בפעילותם היומיומית: זה יהווה תמריץ מצוין לכפופים. גישה זו תספק לפרויקט תדמית חיובית, והמערכת תיושם מהר יותר.

3 יתרונות של ניהול רישומי כוח אדם אלקטרוני

1. חיסכון בכסף באחסון. כמעט כל המסמכים, על פי הכללים, נשמרים לפחות חמש שנים. לפיכך, על החברה לתכנן ולארגן את המקום בו יאוחסנו חומרי ארכיון. זה לא תמיד אפשרי וגורם לאי נוחות מסוימת.

2. חסוך זמן. על מנת לגבש תיק נכון או לערוך את המסמך הדרוש, מנהל משאבי אנוש צריך להשקיע זמן באיסוף כל החתימות הנדרשות. שימוש במסמכים בצורה אלקטרונית מפשט הליך זה. כל העובדים שצריכים לחתום יכולים פשוט לחתום אלקטרונית. קצין משאבי אנוש יכול רק לאמת את המידע.

3. צמצם שגיאות. כל אדם מסוגל לעשות טעויות. ניהול מסמכים אלקטרוני עוזר למנוע תיקונים מיותרים והשלמה שגויה.

חדש בניהול רישומי כוח אדם: שינויים ב-2016

מאז 2015, חוקי העבודה עברו כמה שינויים, שנשארו ב-2016. גובה הקנסות בגין אי ציות לחוקי העבודה הוגדל והורחבה רשימת קטגוריות העובדים היכולים לצאת לחופשה בכל עת של השנה. כמו כן, החלו להנפיק ספרי עבודה לעובדים. בשנת 2016, תיקונים אלו יגרמו גם לשינויים נוספים, כגון:

ייתכן שלחברות LLC ו-JSC אין חותם;

סידורי נסיעות עסקים מפושטים;

יש להודיע ​​למבקש בכתב על סיבת הסירוב בתוך התקופה שנקבעה;

הכנסת מערכת אחרת של אחריות מנהלית למעסיקים;

שינוי הכללים למתן אישור על העדר עבר פלילי בעת הגשת מועמדות לעבודה;

מבנה נוסף לתהליך קבלת מידע ממרשם הנפסלים;

נוהל חדש להודעה על העסקת עובדי מדינה לשעבר;

הוספת מאמר חדש לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית, המכסה את נושאי העדיפות למתן חופשה שנתית בתשלום;

התאמת מערך הבדיקות של עסקים קטנים;

שינויים במצב פיטורי נשים בהריון העובדות במסגרת חוזה עבודה לתקופה קצובה.

לכן, החל מ-7 באפריל 2015, חברות בערבון מוגבל וחברות מניות לא רשאיות להשתמש בחותם העגול. אבל רוסטרוד סבור שהחברה עדיין מחויבת לאשר בחותם את הרישומים בספר העבודה. רוסטרוד ציינה זאת במכתב מיום 15 במאי 2015 מס' 1168-6-1. המחלקה שלחה את המסמך הנ"ל לרשויות הנחוצות באזורים על מנת שיוכלו להסתמך על מידע זה בעת עריכת הבדיקות.

אם חברה מסרבת להשתמש בחותם עגול בספרי העבודה של העובדים, היא תהיה כפופה לעונש של עד חמישים אלף רובל (סעיף 1 של סעיף 5.27 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית). לבעלי עסקים חשוב לדעת כי לפקח יש זכות להטיל קנס על כל הפרה פרטנית.

מסמכי רישומי כוח אדם - 2016.כל התהליכים והטפסים הדרושים לניהול רישומי כוח אדם נקבעים בקוד העבודה של הפדרציה הרוסית, והנוהל לעיבוד מסמכים מצוין בחוקים הפדרליים. כמובן שמחלקת משאבי אנוש נדרשת לעבד כמות מספקת של מידע. בשנת 2016, ניתן לחלק את התיעוד העיקרי לחלקים הבאים:

כל מיני הזמנות, למשל, על גיוס עובדים, פיטורים, העברה, בונוסים;

תקנון מקומי של הארגון, כלומר תקנות עבודה פנימיות בחברה, תקנות מידע אישי של חברי צוות, תקנות רמות הכנסה וכו';

חוזי עבודה;

הסכם קיבוצי, אם קיים;

הסכמים בדבר אחריות פיננסית מלאה;

כוח אדם רושם מסמכים, כלומר לוח זמנים עבודה, לוח חופשות;

רישומי עבודה;

טפסים לרישום שעות עבודה;

מסמכים לרישום נסיעת עסקים;

תקנות הגנת העבודה.

טפסים מאוחדים בניהול רישומי כוח אדם 2016. לפני כניסתו לתוקף של החוק הפדרלי מ-6 בדצמבר 2011 מס' 402-FZ "על חשבונאות", היה חובה להשתמש בטפסים מאוחדים. לאחר קבלת החוק השתנה המצב: לחברות החלו יחס שונה לרישום פרטי משק בית. פעילויות.

• הדרכה למנהלי מכירות: הכנת חדש ב-3 שלבים

מעתה לכל חברה הזכות לערוך את טופס המסמך החשבונאי העיקרי המתאים לה, להוסיף תוספות או להסיר אלמנטים מיותרים. אבל טפסים מאוחדים ברישומי כוח אדם עדיין יישארו בתוקף.

לכן, בשנת 2016, המסמכים הבאים ימשיכו לשמש בניהול רישומי כוח אדם:

טפסים מס' T-1 ו-T-1a (צו העסקת עובדים),

טופס מס' T-2 (כרטיס עובד אישי),

טופס מס' T-3 (טבלת איוש),

טפסים מס' T-5 ו-T-5a (צו העברת עובד לעבודה אחרת),

טפסים מס' T-7 (לוח חופשות) ו-T-6 (צו למתן חופשה),

נעשה שימוש בטופס מס' T-9 בעת רישום נסיעת עסקים.

תקנים מקצועיים - 2016. החל מ-1 ביולי 2016 ייכנסו לתוקף סעיפים 195.2 ו-195.3 לחוק העבודה. תקנים מקצועיים יהיו נחוצים ליישום על ידי מעסיקים אם קוד העבודה, חוקים פדרליים אחרים ופעולות משפטיות רגולטוריות אחרות של הפדרציה הרוסית יקבעו את הדרישות לכישורים הדרושים לאדם לבצע פעילויות עבודה מסוימות.

עד למועד זה, הומלץ למעסיקים להשתמש בתקנים כאלה בלבד. אך כיום, חברות רבות קובעות דרישות עבודה מקצועיות בעת עריכת תיאורי תפקידים לעובדים.

מידע על המחבר והחברה

נאדז'דה מרקוריבה,ראש הכיוון לקידום פתרון 1C: Document Flow של חברת 1C, מוסקבה. מומחה באופטימיזציה של תהליכי ניהול מסמכים והטמעת מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות ברשויות ממשלתיות ובמפעלים מסחריים. מחבר עזרי הוראה, קורסי הדרכה וסמינרים ליצירת מערכות המבוססות על פתרון 1C: Document Management 8. קבוצת חברות "1C". תחום פעילות: פיתוח, הפצה ותמיכה בתוכנות מחשב. טריטוריה: משרד ראשי - במוסקבה; העבודה עם משתמשים מתבצעת באמצעות רשת שותפים נרחבת (יותר מ-7,000 חברות של רשת 1C:Franchising ב-750 ערים ב-23 מדינות). מספר עובדים: 900. מספר משתמשי מוצר תוכנה: למעלה מ-4 מיליון עובדים ביותר ממיליון ארגונים.

לא פעם יש מצב שחברה זה עתה נפתחה, יש לה צוות קטן, אבל אין שום דבר מלבד חוזי עבודה. זה קורה לא פעם בחברה שקיימת מספר שנים בשוק, אך בכל זאת לא שמה לב לתיעוד יחסי העבודה. עם זאת, היעדר מסמכים הנדרשים על פי חקיקת העבודה עלול להוביל להטלת קנסות מנהליים. מאמר זה יהיה שימושי עבור קציני משאבי אנוש מתחילים או רואי חשבון אשר, בנוסף לעבודתם, הוטל עליהם לנהל רישומי משאבי אנוש.

מסגרת רגולטורית

כדי לארגן כראוי את ניהול רישומי כוח אדם, יש צורך להצטייד בחוקים ובתקנות אחרות בתחום דיני העבודה, כמו גם בספרות מיוחדת. מוצר תוכנה מיוחד יקל מאוד על תחזוקת רישומי כוח אדם: הוא מכיל כמעט את כל טפסי המסמכים הדרושים. בכל מקרה, תצטרך, במיוחד:

- קוד עבודה;

- כללים לתחזוקה ואחסון ספרי עבודה, הפקת טפסי ספרי עבודה ומתן אותם למעסיקים, שאושרו בהחלטת משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מיום 16 באפריל 2003 N 225 (להלן: הכללים לתחזוקה ואחסון עבודה ספרים);

- הוראות למילוי ספרי עבודה, שאושרו בהחלטת משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מ-10 באוקטובר 2003 N 69;

- חוק פדרלי מיום 27 ביולי 2006 N 152-FZ "על נתונים אישיים" (להלן החוק על נתונים אישיים);

- חוק פדרלי מיום 29 ביולי 2004 N 98-FZ "על סודות מסחריים" (להלן החוק על סודות מסחריים);

- תקנות על הפרטים של שליחת עובדים לנסיעות עסקים, שאושרו בצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 13 באוקטובר 2008 N 749;

- החלטה של ​​ועדת הסטטיסטיקה הממלכתית של הפדרציה הרוסית מיום 5 בינואר 2004 N 1 "על אישור צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני לרישום עבודה ותשלום שלה" (להלן החלטה N 1);

- רשימה של מסמכי ארכיון ניהוליים סטנדרטיים שנוצרו במהלך הפעילות של גופים ממלכתיים, ממשלות מקומיות וארגונים, המציינים תקופות אחסון, שאושרו בצו של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית מיום 25 באוגוסט 2010 N 558;

- הנוהל והטפסים לרישום עובדים שיוצאים לנסיעות עסקים מהארגון השולח ומגיעים לארגון שאליו הם משוחים, שאושרו בצו של משרד הבריאות והפיתוח החברתי של הפדרציה הרוסית מיום 11 בספטמבר 2009 N 739n;

- צו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 22 ביולי 2008 N 554 "על הסכום המינימלי של עליית השכר עבור עבודה בלילה";

- צו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 24 בדצמבר 2007 N 922 "על הפרטים של הנוהל לחישוב השכר הממוצע";

- רשימות של תפקידים ועבודות שהוחלפו ובוצעו על ידי עובדים שאיתם המעסיק יכול להתקשר בהסכמים כתובים על אחריות פיננסית מלאה או קולקטיבית, כמו גם צורות סטנדרטיות של הסכמים כאלה, שאושרו על ידי החלטת משרד העבודה של הפדרציה הרוסית של 31 בדצמבר 2008 נ 85;

- תקנות על רישום צבאי, שאושרו בצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 27 בנובמבר 2006 N 719, והמלצות מתודולוגיות של המטה הכללי של הכוחות המזוינים של הפדרציה הרוסית מתאריך 11 באפריל 2008 על שמירת רישומים צבאיים בארגונים .

בנוסף למסמכים הרגולטוריים, לא יזיק ללמוד את המסמכים המרכיבים את החברה. בהם ניתן לקבוע את הליך העסקת ראש הארגון וקביעת שכרו. לעתים קרובות, האמנה היא זו שקובעת את הליך העסקת עובדי ההנהלה המרכזיים.

אנו קובעים את רשימת המסמכים הדרושים

לאחר שתלמדו את המסמכים הרגולטוריים בתחום דיני העבודה ורישומי כוח אדם, תקבלו מושג על המינימום הנדרש שיש לנסח ולתחזק בכל ארגון. זֶה:

- תקנות עבודה פנימיות (סעיפים 189, 190 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- כוח אדם (סעיפים 15, 57 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- לוח זמנים לחופשות (סעיף 123 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- הוראה על הגנה על נתונים אישיים (סעיפים 86-88 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- חוזי עבודה (סעיפים 16, 56-59, 67 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- ספרי עבודה (סעיפים 65, 66 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- תיאורי תפקידים (אם תחומי התפקיד של העובדים לא נקבעו בחוזי עבודה);

- ספר לרישום תנועת פנקסי עבודה ותוספות עבורם, פנקס תקבולים והוצאות להתחשבנות על טפסים של פנקס עבודה ותוסף עבורו (סעיפים 40-41 לכללים לאחזקת פנקסי עבודה ואחסון);

- כרטיסים אישיים של עובדים (סעיף 12 לכללים לתחזוקה ואחסון ספרי עבודה);

- תלוש שכר (סעיף 136 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- צווים (על העסקה, פיטורים, מתן חופשה, שליחה לנסיעת עסקים וכו') (סעיפים 62, 68, 84.1, 193 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית וכו') והעילות להנפקתן (הצהרות, מעשים, תזכירים, הסכמים וכו');

- תקנות על שכר ובונוסים (חלק 2 של סעיף 135 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- הצהרות, הערות חישוב ומסמכים נוספים הנוגעים לחישוב ותשלום שכר, דמי חופשה, פיצויים בגין חופשות שלא נוצלו, "חישוב" בעת פיטורים.

ברור כי בכל מקרה יהיה צורך לערוך מסמכים הנדרשים בחוק. אבל לגבי מסמכים אחרים, כדאי לשאול את ההנהלה (אילו מהמסמכים האופציונליים עשוי להיות נחוץ לחברה). כמו כן, ניתן לברר מראש עם המנהל אילו תנאים מיוחדים הוא רוצה לראות בתקנון העבודה הפנימי, בתקנות מקומיות אחרות ובטפסי חוזה עבודה.

לָשִׂים לֵב!על פי אמנות. 16 לחוק הפדרלי מ-26 בדצמבר 2008 N 294-FZ "על ההגנה על הזכויות של ישויות משפטיות ויזמים בודדים בהפעלת שליטה ממשלתית (פיקוח) ובקרה עירונית" על הארגון לנהל יומן של בדיקות של ישות משפטית, יזם יחיד, המבוצעת על ידי גופי בקרה ופיקוח ממלכתיים ועירוניים.

כמובן, הרשימה לעיל אינה מלאה ובנסיבות מסוימות יש לפתח ולבצע מסמכים אחרים. לדוגמה, אם מתוכנן שעובדים בודדים יעבדו לפעמים מעבר לשעות העבודה הרגילות, יש צורך לאשר רשימה של תפקידים לעובדים עם שעות עבודה לא סדירות (סעיף 101 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית). בנוסף, תוך התחשבות בפרטים הספציפיים של פעילות הארגון, ייתכן שתצטרך:

- תקנות על הסמכה ומסמכים הנלווים להסמכה, אם המעסיק מבצע אישור עובדים (חלק 2 של סעיף 81 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית);

- הוראה על סודות מסחריים, אם חוזי עבודה עם עובדים קובעים את חובתם לשמור על סודות מסחריים (סעיפים 10, 11 לחוק הסודות המסחריים);

- הסכמים בדבר אחריות כספית מלאה (אם אחריות כזו נקבעה לעובדים באופן חוזי);

- הסכם קיבוצי (אם לפחות אחד מהצדדים (עובדים או מעסיק) נוטל יוזמה לכריתתו).

אנו עורכים מסמכים נפרדים

מכיוון שיש לתעד את כל יחסי העבודה, בעת פיתוח תקנות מקומיות ומסמכי כוח אדם אחרים, יש לזכור כי הוראותיהן אינן צריכות להרע את מצבו של העובד בהשוואה לחקיקת העבודה שנקבעה. נורמות של תקנות מקומיות המחמירות את מצבם של העובדים או אומצו ללא ציות לקבוע באמנות. 372 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, ההליך להתחשבות בחוות הדעת של הגוף המייצג של העובדים (אם יש כזה), אינם כפופים ליישום. תשומת לב מיוחדת מוקדשת לכך באמנות. 8 קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.

אז, קודם כל, אתה צריך לערוך טבלת כוח אדם. מסמך זה משמש לפורמליזציה של המבנה, האיוש ודרגות האיוש של הארגון בהתאם לאמנה שלו, המכילה רשימה של חטיבות מבניות, שמות תפקידים, התמחויות, מקצועות המעידים על כישורים, מידע על מספר יחידות הסגל. הוא מנוסח לפי הטופס המאוחד T-3, שאושר בהחלטה מס' 1.

לידיעתך.בקשר עם כניסתו לתוקף בשנת 2013 של החוק הפדרלי מ-6 בדצמבר 2011 N 402-FZ "על חשבונאות", טפסי המסמכים הכלולים באלבומים של צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני אינם חובה לשימוש ומעסיקים יכולים באופן עצמאי לפתח את הטפסים הדרושים. אם ארגון מחליט להציג טפסי מסמכים משלו, אנו ממליצים לקחת את הטפסים המאוחדים שאושרו בעבר כבסיס ולבצע בהם שינויים על ידי הכללה או הסרה של שורות או עמודות נוספות. אל תשכח לאחד את השימוש בצורות חדשות של תיעוד חשבונאי ראשי במדיניות החשבונאית שלך.

בהתחשב ברצונות ההנהלה, יש למלא את כל העמודות הנחוצות בטבלת האיוש, לבדוק את עמידתה בחוקי העבודה ולהגיש את הגרסה המוגמרת להנהלה לאישור. בדרך כלל, מעשה מקומי מאושר בצו או תקנה, אליהם מופנית בפרטים הרלוונטיים. כמו כן, ניתן לאשר חוק רגולטורי מקומי על ידי הדבקת חותמת אישור על המסמך בחתימה אישית של ראש הארגון או מי שהוסמך לו.

המסמך החשוב הבא הוא תקנות העבודה הפנימיות. על פי אמנות. 189 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, חוק רגולטורי מקומי זה מסדיר את ההליך להעסקת עובדים ופיטורי עובדים, את הזכויות הבסיסיות, החובות והחובות של הצדדים לחוזה עבודה, שעות עבודה, תקופות מנוחה, אמצעי תמריץ וענישה שננקטו ב- ביחס לעובדים, כמו גם סוגיות אחרות של הסדרת יחסי העבודה עם מעסיק נתון. המסמך עשוי לכלול את הסעיפים הבאים: גיוס עובדים, זכויות וחובות בסיסיות של עובדים, זכויות וחובות המעסיק, שעות עבודה ומנוחה, תמריצים, אחריות בגין הפרת משמעת עבודה.

לאחר הסכמה עם ההנהלה על כל הניואנסים ובדיקת הוראות תקנות העבודה הפנימיות לעמידה בחקיקת העבודה הקיימת, מוגש גם חוק מקומי זה לאישור המנהל.

כמו כן, יש לפתח ולהכניס תקנות להגנה, עיבוד ואחסון של נתונים אישיים בהקדם האפשרי. זאת בשל העובדה כי המעסיק מחויב לנקוט באמצעים נחוצים ומספיקים להגנה על הנתונים האישיים של העובדים ולהסדיר את מנגנון קבלתם, עיבודם, אחסונם והגנתם. זה נובע מהפרק. 14 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית והחוק על נתונים אישיים.

בהוראה זו יש לקבוע באילו שיטות מתקבלים נתונים אישיים, באיזה סדר נוצרים ומתוחזקים התיקים האישיים של העובדים וכן לקבוע את הזכויות והחובות של העובדים, דרכי רישום, אחסון, העברה ו הגנה על הנתונים האישיים שלהם.

לָשִׂים לֵב!יש צורך לפתור את הסוגיה מי ישמור את רישומי העבודה. אם אין עדיין קצין כוח אדם, על ראש החברה לקחת אחריות על אחזקת, אחסון, רישום והנפקת ספרי עבודה על ידי מתן צו מתאים. בהמשך רשאי המנהל להעביר סמכויות אלו לעובד הסגל המקובל (גם במתן צו). מינוי כזה נדרש על פי סעיף 45 לכללים לתחזוקה ואחסון ספרי עבודה.

בנוסף, רצוי לפתח טופס סטנדרטי של חוזה עבודה שייערך עם העובדים. הרשו לנו להזכיר לכם שאמנות. 57 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית, המגדיר את רשימת המידע והתנאים המחייבים שייכללו בו, כמו גם סעיפים אחרים של קוד העבודה (לדוגמה, סעיפים 58, 59, 64.1, 70, 282 וכו' .).

בנוסף לפיתוח תקנות מקומיות, לוחות איוש, לוחות חופשות וכו', יש להכין מסמכים נוספים שידרשו בעתיד לצורך ביצוע עבודת כוח אדם. מדובר בספרי הנהלת חשבונות שונים, יומני רישום, דפי זמן, טופסי הזמנה, הסכמי אחריות וכו'.

בואו נדבר בנפרד על מסמכי הגנת העבודה, שכן זהו חלק חשוב מחקיקת העבודה. בעתיד, כאשר הארגון יגדל כדי להבטיח עמידה בדרישות הגנת העבודה ולפקח על יישומן, עשוי להיווצר שירות להגנת עובדים או להכניס תפקיד של מומחה להגנת עובדים עם הכשרה או ניסיון מתאים בתחום זה. בינתיים, החברה קטנה, האחריות להבטחת תנאים בטוחים והגנה על העבודה מוטלת על המנהל.

סעיף 212 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית קובע את ההוראה כי המעסיק הוא המחויב להבטיח את הפיתוח והאישור של כללים והוראות על הגנת העבודה לעובדים. לסיוע למעסיקים אישר משרד העבודה ביום 13.5.04 המלצות מתודולוגיות לפיתוח הנחיות הגנת העבודה, לפיהן יש לפתח הנחיות הגנת העבודה לעובד בהתאם לתפקידו, מקצועו וסוג העבודה שהוא מבצע. .

לא אומצו לאחרונה תקנות המציגות צורות חדשות של מסמכים בתחום זה, ולכן אנו מפרטים את התקנות העיקריות שכל ארגון צריך להיות:

- תקנות הגנת העבודה בארגון;

- צו למנות גורם אחראי בארגון (בהיעדר מהנדס הגנת העבודה);

- הוראות הגנת העבודה;

- יומני רישום של תדריכים על הגנת העבודה;

- תוכניות לביצוע סוגים שונים של הכשרה בנושא הגנת עובדים;

- תוכנית בקרת ייצור;

- מסמכים אחרים.

שיטתיות ואחסון מסמכים

סעיף 17 לחוק הפדרלי מ-22 באוקטובר 2004 N 125-FZ "על ארכיון בפדרציה הרוסית" מחייב חברות להבטיח את בטיחות המסמכים שנוצרו בפעילותן, כולל מסמכים על כוח אדם. אנו מאמינים שבטיחותם של מסמכים ללא ארגון אחסנתם היא בלתי אפשרית. כדי לאחסן ולהשתמש במסמכים שנוצרו במחלקת משאבי אנוש, הם צריכים להיות שיטתיים.

על מנת לארגן את המסמכים המופקים בתהליך ניהול רישומי כוח אדם, נערכת מינוח תיקים - רשימה שיטתית של שמות התיקים שנפתחו בארגון, המציינת את תקופות אחסונם בצורה שנקבעה. הגדרה זו כלולה ב- GOST R 51141-98 "עבודה משרדית וארכיון. תנאים והגדרות", שאושרו על ידי צו התקן הממלכתי של הפדרציה הרוסית מתאריך 27/02/1998 N 28, והכללים הבסיסיים להפעלת ארכיונים של ארגונים, שאושרו על ידי החלטת מועצת רוסרחיב מתאריך 02/ 06/2002. צורת המינוח הן לחטיבות המבניות והן לארגון כולו ניתנת בכללים הנ"ל להפעלת ארכיונים ארגוניים.

הגשת מועמדות לעבודה

קודם כל, אתה צריך למסד את יחסי העבודה שלך עם ראש הארגון. לצורך כך נכרת עמו חוזה עבודה. הוא מנוסח בשני עותקים, שאחד מהם נשאר בידי המנהל והשני בארגון (הדבר מצוין בעותק המעסיק).

צו ניתן על בסיס חוזה העבודה, שכן בהתאם לאמנות. 68 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, העסקה מפורמלת לפי צו (הוראה) של המעסיק. צורת הצו מאושרת בהחלטה מס' 1. עם זאת, אם המנהל הוא המשתתף היחיד בארגון, הרי שהגיוס מפורמל על ידי צו כניסה לתפקיד, אשר ניתן על ידי המנהל עצמו על בסיס א. חוזה עבודה שנחתם. בעתיד הוא גם מוציא צווים להטיל את תפקידי המנהל על סגן (עובד אחר) במקרה של נסיעת עסקים או חופשה. אלו הם ההסברים של רוסטרוד, שניתנו במכתב מיום 19 בדצמבר 2007 N 5205-6-0.

ספר רישומי העבודה למנהל ממולא על ידי האחראי על שמירת רישומי העבודה. במקרה זה יש לערוך רישום של גיוס עובדים לאחר חמישה ימי עבודה על ידי המנהל (סעיף 3 לכללי אחזקת ואחסון ספרי עבודה). הבסיס לרישום הוא הוראה (הוראה) או החלטה אחרת של המעסיק, לפיה העובד התקבל לעבודה (למשל פרוטוקול מפגש משתתפים).

אל תשכחו ליצור כרטיס אישי, להזין מידע בספר לרישום תנועת פנקסי עבודה ותוספותיהם ו(במידת הצורך) בפנקס הקבלות וההוצאות להתחשבנות על טפסי פנקסי העבודה ותוספותיהם.

כמו כן, יש צורך לשלוח לקומיסריון הצבאי הרלוונטי ו(או) גופי השלטון המקומי מידע על האזרח הנקלט החייב ברישום צבאי (סעיף 32 לתקנות הרישום הצבאי). המסמך, הנשלח לקומיסריון הצבאי ו(או) גופי השלטון המקומי, נרשם באופן שקבע המעסיק (למשל ביומן (ספר) לרישום תיעוד יוצא).

עכשיו אתה יכול להעסיק עובדים אחרים. הנוהל דומה, אך הבה נזכיר כי על העובד להכיר את התקנות המקומיות הנוגעות לפעילות עבודתו (הדבר מצוין בסעיף 68 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית). אנו ממליצים לתעד את ההיכרות שלך. למטרה זו, ספרי הנהלת חשבונות, יומנים או דפי היכרות שימושיים.

לסיכום

לסיכום, נציין כי לאחר ארגון נכון של העבודה המשרדית, הניירת לא תיקח הרבה זמן ושלב העבודה היומיומית יתחיל עבור עובד כוח האדם: תצטרכו לנהל לוח זמנים, לערוך לוח חופשות, לקחת תמריצים ו אמצעי ענישה, ארגון נסיעות עסקים, העברות ושילובים, פיטורים ועוד. ובעמודי המגזין נספר לכם איך לעשות זאת נכון.

עבודתו של מומחה CS מורכבת מהכרת המשימות שלו ומהיכולת לנהל בצורה מוכשרת עבודה יומיומית, שהיא מאוד מגוונת. בתנאים הנוכחיים של מזעור מספר ה-CS, עקב מינוי קציני כוח אדם צעירים ו"לא נחקרים" בדרך כלל עמוסים יתר על המידה. פקולטות וקורסי HRM נשלטים על ידי אקדמיות ולא בפועל. על בסיס זה, מוצע מעין "מצפן" לפיתוח המסלול הישיר שלך למקצועיות.

Ch. 1. כניסה ושליטה בעבודת כוח אדם.

• אספקת כוח האדם הדרוש. תכנון צורכי כוח אדם (כמות, איכות, תזמון) העומד ביעדים העסקיים היום ובעתיד.
• פיתוח והטמעה של מערכת חיפוש ומיון כוח אדם: מקורות מיון, תוכן פניות למשרות פנויות, טכנולוגיית מיון המונים.
• רישום עובדים, פיטורים, העברה וכו'.
• אחסון של tr. ספרים וחשבונאות שלהם, גיליונות אישיים, שמירה על תיעוד כוח אדם בהתאם למינוח התיקים.
• מילוי tr. ספרים, גיליונות אישיים, הוצאת תעודות לעובדים.
• הכרת חקיקת העבודה (קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית והוראות) וייעוץ בנושאים אלה.
• פיתוח ותחזוקה של מסמכי רגולציה מקומיים: טבלת איוש, תקנות: על כוח אדם, על שכר, על קיום תחרויות וכו', תקנות עבודה פנימיות (ILR) וכו'.
• מפגש ויצירת קשרים עסקיים עם מנהלי מחלקות.

2. היכרות עם עבודתו של קצין כוח אדם

צעדים ראשונים

כבר מההתחלה יש ליצור קשרים עסקיים תקינים עם ראשי מחלקות. הקפד לבקר אותם במיקומם. אל תחכה שמישהו יבוא אליך. יחד עם זאת, יש כמה שאלות עבורם, והן תמיד קיימות. כדאי לקבל עצות לגבי כמה דברים, כמו גם להעלות שאלות על היחידה בצורה טקטית. אז יתפסו אותך כקצין כוח אדם רגיל, ולא כעובד משרד, ותעבור בהדרגה ליחסי ידידות. הכרת אנשים ומחלקות חשובה לא פחות מביצוע עבודה טכנית נכונה. עבודה מוכשרת היא תוצאה של לא רק מקצועיות, אלא גם אינטראקציה יעילה עם מנהלים בכל הרמות. לעתים קרובות מתפתחים מערכות יחסים קשות עם מחלקת הנהלת החשבונות, אשר "משכה את השמיכה" על עצמה.

חשוב לזכור שאתם בכניסה הראשית למיזם. ומה שחשוב כאן הוא הארגון שלך, חוסר משוא פנים, היכולת לבנות שיחה בצורה טקטית, לרכוש את אמון המועמד בך, לספר לו על עיקר האחריות, להסכים על פעולות נוספות ולסיים את הפגישה בצורה עניינית ומכבדת. מראש, אתה צריך שתהיה לך תוכנית שיחה בראש על המיזם, אחריות העבודה ובעיות כוח אדם.

כדי להתחיל אתה צריך את הדברים הבאים:

• כתוב את הנוסח מחוק העבודה של הפדרציה הרוסית למקרים של גיוס ופיטורים. לפיכך, יהיה קל יותר לשלוט במאמרים העיקריים של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית ובנוסח שאומץ. סוגיות של פיטורים מתוארות בסעיפים 77 - 84 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.
• להכיר את נהלי הגיוס והפיטורין;
• רישום הזמנות וגיליון אישי T2 בתוכנית 1C;
• יש "בהישג יד" טבלת איוש למעקב אחר משרות פנויות, צורות העסקה וחוזים אחרים, בקשות (לעבודה, פיטורים, העברה, חופשה), בקשות למשרות פנויות, תזכורות למועמד על מתן מסמכים, "סליידר" לפיטורים, אישור של העסקה, טפסים להנפקת כרטיס בנק, מידע להנהלת חשבונות. (ייתכן שיש מסמכים נוספים.)

עם קבלת הבקשה, הקפד ללמוד אותה ולשוחח עם המחבר שלה כדי להבהיר את פרטי המשרה וכל שאלה לא ברורה. זה חשוב עקרונית להבנת המשימות העיקריות של משרות פנויות וליצירת קשרים עסקיים.

בעת פיטורים נדרש יחס מכבד וטקט כלפי האדם, במיוחד אם הפיטורים אינם מיוזמתו. אחרי הכל, "מה שמסתובב, כך גם יגיב."

ביום סיום חוזה העבודה, המעסיק מחויב להנפיק לעובד ספר עבודה ולשלם לו תשלומים, א. 140 TK.

אם אי אפשר להנפיק לעובד ספר עבודה בשל היעדרותו או סירובו לקבלו, המעסיק מחויב לשלוח לעובד הודעה על הצורך להתייצב לספר העבודה או להסכים לשלוח אותו בדואר, א. . 84 TK. לא התקבל Tr. הספרים מאוחסנים בבית המשפט לחוקה יחד עם הצווים.

השעיה מעבודה מוסדרת על ידי אמנות. 76 TK.

על צו ההעסקה יש להודיע ​​לעובד תוך שלושה ימים ממועד תחילת העבודה בפועל בחתימתו. תוך שבועיים מתבצעת ערך ב-Tr. ספר או ספר חדש מופעל אם הוא חסר. סוגיות הגיוס מתוארות באמנות. 67 - 71 TK. הופעתם של יחסי עבודה נדונה באמנות. 16 - 20 TK.

על פי אמנות. 72 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית, שינויים בתנאי חוזה העבודה מותרים בהסכמת הצדדים על ידי עריכת הסכם נוסף לחוזה העבודה.

ניתן למצוא את הכדאיות לכריתת חוזי משפט אזרחי (CLA) במקום חוזי עבודה ב"חבילת כוח אדם". צורה נפוצה של שיתוף פעולה מבוססת על GPA בצורה של הסכם על שירותים בתשלום (על ביצוע העבודה).

בעת הגשת מועמדות לעבודה נוספת (עבודה חלקית, ביצוע תפקידי עובד שנעדר זמנית ללא פטור מהעבודה המפורטת בחוזה העבודה, הרחבת שטחי שירות, הגדלת היקף העבודה), יש צורך לתעד את השילוב או החלק - עבודה בזמן, ראה "חבילת משאבי אנוש".

על פי אמנות. 91 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, המעסיק מחויב לשמור תיעוד של הזמן שעבד בפועל על ידי כל עובד. טופס אחיד שאושר על ידי צו הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מיום 5 בינואר 2004. מס' 1: גיליון רישום שעות עבודה וחישוב שכר (טופס נ' ת-12), גיליון רישום שעות עבודה (טופס נ' ת-13).

במידה והחברה מארגנת עבודה במשמרות, אזי נדרשים לוחות זמנים במשמרות באישור ראשי המחלקות ובחתימות העובדים.

העברות לתפקידים ולאגפים אחרים נעשים על בסיס פניית העובד בהסכמה עם ראשי האגפים והצו המתאים.

3. שליטה בתפקידים של קצין כוח אדם

שלב זה קשור בהבאת הליכי רישום ותחזוקת KDP לאוטומטיות, רכישת סגנון עבודה חופשי עם מועמדים ויצירת קשרים עסקיים עם מנהלים.

• שליטה בתוכנית 1C - גיוס עובדים, פיטורין, מילוי גיליון אישי, ביצוע שינויים בגיליון. בעת הכנה לפרסום צו קבלה/פיטורים יש "להזין" מיד את הנתונים ב-1C להדפסה. במקרה זה, המועמד לומד וחותם Tr. חוזה ב-2 עותקים. (אחד בשבילו, והשני בתיק האישי יחד עם עותקים של מסמכים). בצע את הרישום הדרוש ביומן חשבונאות עבודה. ספרים. השג חתימות של האדם המעורב בכל המסמכים. ספר יומן ניתן לשלב ספרים תוך התחשבות בהוראות (שחפת, הוראה ראשית וכו')
• מאסטר ממלא Tr. ספרים, תוך שימת לב לדיוק הערכים על פי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, מכיוון אי דיוק עלול להשפיע בהמשך על חישוב הפנסיה או על קבלת הטבות למקצועות. בנושא זה ותיקונים לטר. ספר, ראה "חבילת כוח אדם".

תצטרך:

• להנפיק תעודות עבודה לבקשת העובד, המציינים את מספר צו הקבלה, תפקיד ושכר.
• איסוף דפי זמן מכל המחלקות כדי להזין את המידע הדרוש לגליונות אישיים (על חופשה, מחלה, נסיעת עסקים...) ולהעבירם למחלקת הנהלת החשבונות לחישוב שכר.
• לייעץ למנהלי מחלקות ולעובדים. זהו היבט חשוב בעבודתו של מומחה CS.

תכנון דרישות כוח אדם צריך לספק משימות ייצור נוכחיות וגם עתידיות. כאשר מבטיחים משימות ארוכות טווח, כדאי ליצור עתודה איכותית. כדי שזה יהיה אמיתי וכבר ממוקד בעבודה הקרובה, יש צורך שאנשים אלה כבר יעבדו במפעל בתפקידים דומים.

4. עבודת תוכן

עבודה זו קשורה בעיקר למסמכי רגולציה מקומיים.

• טבלת כוח האדם היא המסמך המרכזי המשקף את כל המבנה הארגוני של המיזם, רשימה מלאה של תפקידים במחלקות, מספרם ושכרם. הצוות מאושר על ידי מנהל המיזם. השינויים מתבצעים על ידי אימוץ לוח סגל חדש, או על ידי הוצאת תוספת ללוח העובדים (זה למבנים גדולים).
• תקנות עבודה פנימיות (ILR) מפותחות בדרך כלל על ידי ה-CC, מוסכמות עם הנהלת המיזם ומאושרות על ידי המנהל. PVTR מבסס את מערכת היחסים בין המעסיק והעובדים לבין משטר העבודה. התוכן של PVTR בארגונים שונים עשוי להשתנות באופן משמעותי. תקנות העבודה הפנימיות חייבות לעמוד ב: חקיקה עדכנית, מסמכים מרכיבים, כוח אדם.
• תקנות שונות המסדירות היבטי פעילות שונים. אבל הם, ככלל, מכוונים לעובדי הארגון. לכן, הפיתוח והיישום שלהם מבוצעים על ידי ה-CS. ביניהם עשויים להיות תקנות: על כוח אדם, על שכר, על הערכת ביצועים, על קיום תחרות וכו'.

Ch. 2. התמקצעות של משאבי אנוש

לאחר שעברת ושלטת את השלבים הקודמים של העבודה וההכשרה העצמית, לא תהיה לך שום בעיה בביצוע עבודת כוח אדם שוטפת. ותוכלו לפתור בעיות עם ראשי מחלקות ולפתח את המסמכים הרגולטוריים המקומיים הנ"ל, כולל. שטאדקאס ו-PVTR. לפיכך, טווח תחומי העניין שלך יחרוג מה"שגרה" ויהיה קרוב למשימות של CS, שהן הרבה יותר רחבות ממשימות של מומחה.

לפיתוח מקצועי, יש צורך לסכם את התוצאות בעצמך בנושאים ספציפיים שנפתרו, להבין באילו נסיבות זה היה אפשרי או מדוע היה כשל. המקצועיות גדלה כאשר מבינים את הנעשה ומבטאים את המשמעות בכתב. ואכן, חשוב לא רק לעשות את זה, אלא גם לראות מה עומד מאחורי זה. לא פעם קורה שאדם עובד שנים, אבל אין מה לומר על זה - רק פעולות ספציפיות בהיעדר חזון משותף.

בשלב זה הגיע הזמן לעבוד עם פרסומים שונים בעלי נוכחות טובה באינטרנט. אנו יכולים להמליץ ​​על האתרים הבאים: Elitarium, e-executive, ITeam, HR-Portal, Business World. זה יספיק אם תירשם שם.

השג לעצמך כונן הבזק, בחר בו תיקיות לנושאים שמעניינים אותך ומלא אותן תוך כדי לימוד כל מאמר. בתחילה נדרשות התיקיות הבאות: חוקי. ייעוץ, KDP, ניהול משאבי אנוש (HRM), ממשל תאגידי, עבודת ה-CS, עבודת מנהלים, מסמכי רגולציה מקומיים, תיאור מיומנויות מקצועיות, פסיכולוגיה אישית, תרגול סוציו-פסיכולוגי, שינויים תאגידיים, בחירת כוח אדם, הערכת כוח אדם, גירוי עובדים וצוותים, הפיתוחים שלי וכו'. ככל שהחומרים יצטברו, יופיעו קטעים אחרים.

בעוד כמה שנים תוכל לנהל כמה פיתוחים נושאיים בעצמך. בינתיים רשמו את כל המחשבות שיש לכם, חסכו והזמן שלהן יגיע.

החומרים העיקריים לעבודה שוטפת הם: האתר לניהול רישומי כוח אדם "חבילת משאבי אנוש", בו יש תשובות לשאלות שונות; קוד העבודה של הפדרציה הרוסית וקוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית. לשאלות נוספות, כולל. גיוס עובדים - אתרי אינטרנט SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, כמו גם מגזיני כוח אדם, שיש רבים מהם.

לסיכום, רצוי לציין שתרגול והצגה אובייקטיבית של הבדלים בין אנשים מצביעים על כך שלא כל אחד יכול להיות קצין כוח אדם כללי. אכן, הרוב נמשך לטווח מסוים של משימות.

יישומים

הוועדה הממלכתית של הפדרציה הרוסית לסטטיסטיקה

הַחְלָטָה

על אישור צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשי לחשבונאות עבודה ותשלומו

על מנת ליישם את הדרישות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית מ-30 בדצמבר 2001 N 197-FZ, ועדת המדינה של הפדרציה הרוסית לסטטיסטיקה מחליטה:

1. לאשר צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני לרישום עבודה ותשלום שלה, המוסכם עם משרד האוצר של הפדרציה הרוסית, המשרד לפיתוח כלכלי ומסחר של הפדרציה הרוסית, משרד העבודה והפיתוח החברתי של הפדרציה הרוסית :

1.1. לרישומי כוח אדם:

N T-1 "צו (הוראה) על העסקת עובד," N T-1a "צו (הוראה) על העסקת עובדים," N T-2 "כרטיס אישי של עובד," N T-2GS (MS) " כרטיס אישי של עובד ממלכתי (עירוני)", נ ת-3 "שולחן כוח אדם", נ ת-4 "כרטיס רישום של עובד מדעי, מדע ופדגוגי", נ ת-5 "צו (הוראה) על העברת עובד ל" עבודה אחרת", נ ת-5א "צו (הוראה) על העברת עובדים לעבודה אחרת", נ ת-6 "צו (הוראה) על מתן חופשה לעובד", נ ת-6א "צו (הוראה) על מתן חופשה". לעובדים", נ ט-7 "לוח חופשות", נ ת-8 "צו (הוראה) על סיום (סיום) חוזה עבודה עם עובד (פיטורין)", נ ת-8א "צו (הוראה) על סיום (סיום) חוזה עבודה עם עובדים (פיטורין)", נ"ט-9 "צו (הוראה) על שליחת עובד לנסיעת עסקים", נ ת-9א "צו (הוראה) על שליחת עובדים לנסיעת עסקים". ", נ ט-10 "תעודת נסיעה", נ ת-10א "הקצאה משרדית לשליחה לנסיעת עסקים ודיווח על ביצועה", נ ת-11 "צו (הוראה) על עידוד עובד", נ ת- 11א "צו (הוראה) על עידוד עובדים".

1.2. לרישום שעות עבודה והסדרים עם כוח אדם בגין שכר:

נ ת-12 "דף זמני עבודה וחישוב שכר", נ ת-13 "גליון זמן עבודה", נ ת-49 "גיליון שכר", נ ת-51 "גיליון שכר", נ ת-53 "גיליון שכר", N T-53a "יומן רישום שכר", N T-54 "חשבון אישי", N T-54a "חשבון אישי (swt)", N T-60 "חישוב הערה על מתן חופשה לעובד" , N T- 61 "חישוב הערה עם סיום (סיום) חוזה עבודה עם עובד (פיטורין)", נ ת-73 "מעשה קבלת עבודה שבוצעה על פי חוזה עבודה לתקופה קצובה שנכרת למשך משרה ספציפית".

2. להרחיב את הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני המפורטים בסעיף 1.1 בהחלטה זו לארגונים, ללא קשר לצורת הבעלות, הפועלים בשטח הפדרציה הרוסית, בסעיף 1.2 - לארגונים, ללא קשר לצורת הבעלות. , הפועלים בשטח הפדרציה הרוסית, למעט מוסדות תקציביים.

3. עם הצגת הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני המפורטות בסעיף 1 של החלטה זו, הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני שאושרו על ידי החלטה של ​​ועדת הסטטיסטיקה של רוסיה מתאריך 04/06/2001 N 26 מוכרזות כבלתי חוקיות.

יו"ר ועדת הסטטיסטיקה הממלכתית של רוסיה

V.L.SOKOLIN

במכתב של משרד המשפטים של הפדרציה הרוסית מיום 15 במרץ 2004 N 07/2732-UD, הוא הוכר כמי שאינו דורש רישום מדינה.

רשימת המקרים בסדר.

"אני מאשר"

מנהל המיזם/סגן על ידי כוח אדם

" " _________ 201_

• תיקיית הזמנות תאגידית.
• הזמנות כוח אדם. אם התחלופה גבוהה, נוצרות תיקיות נפרדות לקבלה, פיטורים והעברות. הסיבות מצורפות להזמנות, זה יותר נוח.
• תיקיית הזמנות לחופשות, נסיעות עסקים עם נימוקים.
• צווי תמריצים, סנקציות וכו'.
• ספר יומן ספרים, כמו גם על הוראה ראשונית, שחפת, אש. אבטחה וכו'.
• תיקייה עם אנשי רגולציה ומסמכי תאגיד (שולחן צוות, PVTR, תקנות שונות וכו').
• תיקיות עובדים (קבצים): עותקי מסמכים, חומרים שונים, אישורים, הסכמים על אחריות כספית, תוספות לטר. חוזים וכו'.
• תיקיית חוזים: אזרחית, על עבודה מול צדדים שלישיים וכו'.
• תיקייה עם חומרים בנושא ניהול כוח אדם וחומרים מתודולוגיים שונים.
• תיקייה עם תוכניות לעבודה ארגונית ועובדת.

הערות

• כל התיקיות ממוספרות בהתאם ל-OK Nomenclature of Cases.
• כל ההזמנות (העסקה, פיטורים, העברות) והטרם הקיימים שטרם התקבלו. הספרים נשמרים למשך 50 שנה. במקרים של שינויים תאגידיים, מסמכים אלו נשמרים על ידי היורש המשפטי.
• חומרי כוח אדם אחרים מאוחסנים, ככלל, למשך 3 שנים. החומרים בתיקיות הנ"ל נשמרים בהתאם להנחיות התאגיד למשך 5-15 שנים.
• חומרי אישור בהתאם למינוח התיקים מועברים לפי תעודת ההעברה והקבלה.

פדוטוב אלכסנדר ואסילביץ'

מומחה משאבי אנוש עצמאי

רישומי כוח אדם נחוצים בכל מפעל, ללא קשר לצורת הבעלות, הפעילות ומספר העובדים. כדי לנהל אותו בצורה מוכשרת ומקצועית, עליך להיות בקי בדיני עבודה, לעקוב אחר שינויים בחקיקה ולהיות בעל מיומנויות בתחום ניהול רישומי כוח אדם.

מהי חשבונאות כוח אדם ומדוע היא נחוצה?

חלק בלתי נפרד מהפעילות של כל חברה הוא רישומי כוח אדם. היא מייצגת עבודה המוסדרת בחוק בנושא רישום, חשבונאות ומעקב אחר תנועת עובדי הארגון.

פעילויות כוח אדם כוללות רישום של:

• קבלת עובדים;
• פיטורים;
• תנועות אופקיות (מעבר בין מחלקות) ואנכיות (לדוגמה, צמיחה בקריירה);
• נסיעות עסקים;
• חופשת מחלה;
• גיליון זמן;
• עלים (מכל סוג - שנתיים, ללא שכר, להריון וכו');
• כרטיסים אישיים לכל עובד וכו'.

חשבונאות משאבי אנוש כוללת גם:

• שמירה על רישומים צבאיים;
• הסדרת יחסי העבודה;
• יצירה ורישום של הזמנות והנחיות שונות (למשל, על גיוס עובדים, תגמול עובד וכו');
• ארגון העבודה ונושאים אחרים.

כל התיעוד מוכן רק בהתאם לנורמות ולכללים הנדרשים. טפסים מסוימים מאוחדים, אחרים מותקנים בארגון עצמו.

ארגון מיומן של רישומי כוח אדם פותר בעיות ומשימות רבות של החברה. כמובן, ישנם אלפי ניואנסים, אבל ישנן נקודות בסיסיות החלות על כל מפעל.

איך מתארגנים ומי להפקיד את ניהול רישומי כוח אדם?

ישנן מספר דרכים לארגן הנהלת חשבונות. הכל תלוי רק במאפייני הארגון ובאיזה בחירה עושה המנהל. האפשרויות הנפוצות ביותר:

צור מחלקת משאבי אנוש שלמה אם החברה מעסיקה הרבה אנשים

וכשהצוות קטן, אתה יכול לשכור מומחה אחד. היתרונות בשיטה זו הם שהעבודה מאורגנת על ידי המנהל בצורה שהוא אוהב ומווסתת ומבוקרת על פי העקרונות שלו.

יש גם חסרונות: קשה לבדוק את המקצועיות של המומחה הנשכר ולכן קיים סיכון שיתקבל קצין כוח אדם לא לגמרי מוכשר.

תצטרכו להשקיע זמן וכסף בהכשרה או לחפש עובד אחר.

היתרונות של אפשרות זו לארגון הנהלת חשבונות הם שאם ממליצים על אדם אז (אולי) הוא באמת עושה את העבודה, כלומר הוא נבחן בתיק. כמובן שצריך לדון בתנאי העבודה עם קצין כוח אדם כזה כדי שיתאימו לשני הצדדים.

הפקיד את ענייני משאבי אנוש בידי רואה חשבון או מזכירה טובה

יתרונות: זה חוסך זמן וכסף. כלומר, אין צורך לבחור קצין כוח אדם, ואין עלויות לניהול רישומים.

חסרונות: הבעיה העיקרית בבחירה בשיטה זו היא שעובדים מבצעים עבודה נוספת לאחר העיקרית, מה שמוביל לטעויות, טעויות, פערים והיעדר פשוט של מסמכים נחוצים. וכמובן, חשוב כאן ידע מקצועי בנושא רישומי כוח אדם. ואם לאותה מזכירה יש אותם, אז הסיכון לסיבוכים במקרה זה ממוזער. ולהיפך.

הפקיד את רשומות משאבי אנוש לארגון מיקור חוץ

טוב: כל פעילות כוח האדם נופלת על כתפיה של חברת מיקור החוץ, אשר לוקחת על עצמה אחריות כזו על בסיס חוזה. בנוסף לעובדה שניתן סיוע מתמיד ורציף בנושאי כוח אדם, בחירה בשיטה זו מפחיתה משמעותית את העלויות.

חסרונות: צריך לבחור חברה מבוססת ורצינית, וגם צריך ליצור אינטראקציה, ליצור קונספט של עבודה עם מומחים שיעבדו מחוץ למשרד.
המנהל רק צריך לבחור את הדרך הנוחה והמתאימה לו ביותר לשמור על רישומי כוח אדם, תוך שקלול היתרונות והחסרונות של כל שיטה.

תפקידי עבודה של עובד כוח אדם

על קצין משאבי האנוש מוטל תחומי האחריות הבאים בהתאם להנחיות ולהסכם העבודה:

זוהי רשימה חלקית של תחומי האחריות של עובד כוח אדם הדרישות הן בקירוב. יכול להיות שיש יותר מהכתובים לעיל (או פחות), אבל בסך הכל אלו הכישורים והיכולות שחייבים להיות מומחה משאבי אנוש.

רישומי כוח אדם: אילו מסמכים נדרשים?

בדרך כלל, כל ארגון חייב להחזיק בסוגי המסמכים הבאים הקשורים לכוח אדם:

• אדמיניסטרטיבי (הזמנות אישיות וייצור);
• אישור פעילות עבודה;
• מידע וחישוב;
• התכתבות פנימית;
• יומני בקרה ורישום.

כמה מסמכי כוח אדם חייבים להיות נוכחים בארגון. אלה כוללים:
PVTR (תקנות עבודה פנימיות);

כל המסמכים נשמרים למספר מסוים של שנים. מוסדר:

• סעיף או סעיף של קוד העבודה;
• החלטת הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה;
• החוק הפדרלי ותקנות אחרות.

אם משהו (הוראות, הזמנות וכו') אינו זמין, אז עובדה זו תצטרך להיות מתוקנת. באופן כללי, אחד מעקרונות עבודתו של מנהל משאבי אנוש הוא עמידה בזמנים. זה מקל בהרבה על העבודה היומיומית ואף נותן תוקף משפטי לכמה מעשים. למעשה חשוב מאוד לא להזניח את האקטואליה. אחרת, הם נוטים לגדול כמו כדור שלג.

ארגון רישומי כוח אדם: איך לשמור אותו, מאיפה להתחיל?

לאחר שהתיישבו בתפקיד חדש כקצין כוח אדם, תחילה עליך לערוך ביקורת על התיעוד החובה. אם יתברר (וזה קורה) שחסרים כמה ניירות חשובים מהרשימה, אז צריך לשחזר אותם. כמובן שלא ניתן יהיה לבצע עבודה כזו ביום אחד.

לכן, כדאי להדגיש את העמדות החשובות ביותר ולהתחיל בהן. בדקו את נוכחותו ונכונות התכנון (ואם יש צורך לתקן או לערוך מסמך חדש): לוח איוש, לוח חופשות, חוזי עבודה, הזמנות, רישומים ברישומי עבודה.

שמור יומנים של חוזי עבודה והזמנות כוח אדם. צור ספר רישום עבודה. הבן כרטיסים אישיים (T-2). עבודה עם התקנות המקומיות.
העיקר הוא להשלים את כל המסמכים הנוכחיים בזמן. עבודה על פי קוד העבודה וכללי העבודה במשרד. ואל תהרוס ניירות כוח אדם. זמן האחסון שלהם מאושר על ידי הארכיון הפדרלי ("רשימה..." מתאריך 10/06/2000).

כל מסמכי החשבונאות דרושים לשקיפות יחסי העבודה. מערך כוח האדם קובע נורמות ועקרונות המעניקים יציבות לעובדי הארגון, והמינהלות מייצרות תנאים נוחים לניהול כוח אדם.

אוטומציה חשבונאית - 1C: יתרונות העבודה עם התוכנית

שמירה על רישומי כוח אדם, במיוחד בחברה גדולה, היא עבודה אחראית ועצומה להפליא. אבל טעויות אסורות כאן! אך כיום יש דרך להפוך את הפעילות של קציני כוח אדם לאוטומטית, שיכולה להקל ולפשט משמעותית את עבודת המחלקה, לייעל את הפעילות, להפחית משמעותית את הסיכון לטעויות.

באמצעות תוכנית 1C, אתה יכול לשמור רישומים בהתאם לדרישות החוק. בסיס הנתונים מבטיח אחסון מהימן של המידע הדרוש על העובדים. ככל שהוא מצטבר, ניתן לבנות דוחות שונים שיכולים לסייע בניתוח העבודה ובפיתוח כיוונים חדשים. לדוגמה, דוחות יכולים להיות כך:

• שיעור תחלופת עובדים;
• סטטיסטיקות כוח אדם;
• תנועת עובדים וכו'.

התוכנית עוזרת לפתור כמעט את כל הבעיות והמשימות של חשבונאות כוח אדם. הודות ל-1C, לראש מיזם יש הזדמנות לקבל מידע על מצב העניינים במחלקה נתונה, לבצע ניתוח ולקבל החלטות ניהוליות נכונות. אוטומציה מאפשרת גם לסנכרן את הפעילויות של מספר שירותי חברה (חשבונאות, משאבי אנוש, מחלקת שכר), מה שמשפר את יעילות העבודה וגם יוצר את כל התנאים לתשלום משכורות בזמן.

אילו שירותים פסיכולוגיים עשויים להידרש? מאמר זה יספר לכם על כל סודות המבחנים.

לביצוע ביקורת מס, קרא את המאמר: כל הסודות של בחירת מומחה ביקורת מס.

מַסְקָנָה

אז, לסיכום, אנו יכולים לציין את הדברים הבאים:

• רישומי כוח אדם הם החלק החשוב ביותר בכל מפעל.
• ישנן מספר דרכים לארגן את הנהלת החשבונות. הבחירה היא של המנהיג.
• תחומי התפקיד של עובד כוח אדם נקבעים על פי הנחיות וחוזה עבודה.
• ישנה רשימה של מסמכים הקשורים לעבודת כוח אדם שחייבים להיות בכל חברה. וכדאי להתחיל את הקריירה שלך במחלקת משאבי אנוש על ידי בדיקת המסמכים הללו.
• שמירה על רישומים היא הרבה יותר קלה אם היא אוטומטית.

רישומי כוח אדם הם הליבה לפעולה תקינה ויעילה של כל ארגון. לכן יש לפנות להנהלתו באחריות מלאה.