Modelo de carta a un funcionario. Registro de los datos “Destinatario”
Serguéi Vladímirovich 18/02/2016 a las 19:05
Le pedimos que comprenda objetivamente y realice una inspección interna de este hecho y lleve a estos agentes de la policía de tránsito ante la justicia conforme a la ley, y verifique cómo el jefe de la policía de tránsito, Frolov A.E., realiza realmente inspecciones internas en busca de infracciones de tránsito similares y similares. agentes de policía en la ciudad . Pyatigorsk, y si los protocolos anteriores son válidos. Hemos hecho muchos llamamientos a diferentes estructuras del Ministerio del Interior, pero no hemos obtenido ningún resultado, ya que la esposa del jefe de la policía de tránsito, A.E. Frolov, trabaja como juez federal en la ciudad de Essentuki, en el territorio de Stavropol. ¡Si es posible, lleve este tema al consejo general y a la televisión! ¡Queremos que la policía de tránsito de Pyatigorsk trabaje de acuerdo con la ley y sin amiguismos! Esperamos su apoyo!!!
Serguéi Vladímirovich 22/04/2016 a las 18:24
Les pedimos que consideren las acciones de los agentes de la policía de tránsito en la ciudad de Pyatigorsk, territorio de Stavropol. Entonces, el 26 de abril de 2015, aproximadamente a las 23:40 en la avenida Kirov, frente a la casa número 67 en la ciudad de Pyatigorsk, mi amigo y yo observamos ese momento cuando una patrulla de la policía de tránsito, Hyundai Solaris, matrícula U 40 -03 26, detuvo un automóvil Audi A7 con matrícula M002AE-26 negra, que estaba cubierto con una película circular. Un conductor desconocido para nosotros se bajó y se sentó en su patrulla, después de unos 5 a 7 minutos salió de la patrulla, se subió a su auto y se alejó a gran velocidad. Después de esto, pasaron unos 5 minutos y un policía de tránsito con rango de mayor de policía se bajó de la patrulla y se dirigió al basurero más cercano y allí arrojó los papeles arrugados y luego se fue del lugar. Después de que se fue, nos acercamos a este bote de basura y vimos allí dos formularios de protocolo;
1) Protocolo sobre la prohibición de la operación de vehículos terrestres, número 26 ШШ 004565;
2) Protocolo sobre detención de un vehículo, número 26 PZ 004690; en el que no está claro que esté escrito, y junto con copias de los protocolos, y como dicen los policías de tránsito, formularios de denuncia estrictos, pero en base a las acciones de este empleado, creo que no hay y ven una infracción. de la ley.
Casos similares han ocurrido antes, se quemaron copias de protocolos, copias de decisiones que deberían haber recibido los conductores que violaron las normas de tránsito y donde hay grabaciones de video como evidencia.
Además, en casos similares, nos dirigimos al jefe de la policía de tránsito, el teniente coronel de policía de la ciudad de Pyatigorsk, Alexander Evgenievich Frolov, pero él nos respondió "con palabras" que se están llevando a cabo controles oficiales y que estos empleados definitivamente serán castigado, pero todo sigue como antes y siempre no ha habido cambios en el ámbito del trabajo de la policía de tránsito, y el jefe de la policía de tránsito, A.E. Frolov, está al tanto de todas las violaciones de la ley cometidas por agentes de la policía de tránsito, pero no toman ninguna medida.
También le hicimos la misma pregunta al subjefe de la policía de tránsito de la ciudad de Pyatigorsk, el teniente coronel de policía Vladimir Vladimirovich Khorogrov, pero él nos respondió: ocúpese usted mismo de sus problemas y nos acompañó fuera del edificio de la policía de tránsito. departamento de la ciudad de Pyatigorsk.
Enviamos los protocolos anteriores a la Fiscalía General de la Federación de Rusia. ciudad de Moscú para verificar e identificar violaciones en las acciones de un oficial de la policía de tránsito y si los datos del protocolo que finalmente terminaron en la basura son genuinos.
Creemos que se trata de violaciones del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia y de la Ley de Policía, y en las que existe un componente de corrupción en las acciones de estos agentes de la policía de tránsito, así como un control débil sobre el trabajo. de la policía de tránsito por el jefe de la policía de tránsito, A.E. Frolov, y el jefe adjunto de la policía de tránsito, V.V.
Le pedimos que comprenda objetivamente y realice una inspección interna de este hecho y lleve a estos agentes de la policía de tránsito ante la justicia conforme a la ley, y verifique cómo el jefe de la policía de tránsito, Frolov A.E., realmente realiza inspecciones internas en busca de infracciones de tránsito similares y similares. agentes de policía en la ciudad . Pyatigorsk, y si los protocolos anteriores son válidos. Hemos hecho muchos llamamientos a diferentes estructuras del Ministerio del Interior, pero no hemos obtenido ningún resultado, ya que la esposa del jefe de la policía de tránsito, A.E. Frolov, trabaja como juez federal en la ciudad de Essentuki, en el territorio de Stavropol. ¡Si es posible, lleve este tema al consejo general y a la televisión! ¡Queremos que la policía de tránsito de Pyatigorsk trabaje de acuerdo con la ley y sin amiguismos! Esperamos su apoyo!!!
Según GOST R 7.0.82013 “Sistema de estándares para información, bibliotecas y publicaciones. Mantenimiento y archivo de registros. Términos y definiciones "destinatario es un detalle del documento que contiene información sobre el destinatario del documento (cláusula 67).
El requisito “Destinatario” se utiliza en cartas comerciales y documentos internos de información y referencia (informes y memorandos, declaraciones, etc.).
Los detalles del “Destinatario” incluyen:
- nombre del destinatario (destinatario de la carta);
- dirección postal o número de teléfono, número de fax, dirección de correo electrónico.
El destinatario de la carta puede ser:
- funcionario/varios funcionarios;
- organización;
- unidad estructural de la organización;
- grupo de organizaciones;
- individual.
DESTINATARIO - OFICIAL
Según GOST R 6.30-2003, las iniciales se escriben antes del apellido de cualquier funcionario. Si la carta es enviada al jefe de una agencia gubernamental, luego se incluye el nombre de la organización en el puesto, nombre completo. se indican en el caso dativo, las iniciales se escriben antes del apellido:
Si la carta va dirigida jefe de una organización comercial, luego el puesto incluye el nombre de la organización indicando la forma organizativa y jurídica (en forma completa o abreviada), las iniciales se escriben antes del apellido:
Si la carta va dirigida subdirector, el nombre de la organización está incluido en el puesto de trabajo. El apellido se indica en caso dativo:
Si el destinatario del documento es jefe de una unidad estructural, luego en el caso nominativo se indica primero el nombre de la organización, luego en el caso dativo el nombre del cargo de la persona que indica la unidad estructural, por ejemplo:
Según la cláusula 5.15 del nuevo GOST:
- al dirigir una carta a un funcionario, las iniciales se colocan después del apellido;
- antes del apellido se permite utilizar la abreviatura “Señor.” si el destinatario es un hombre, o “Señora” si el destinatario es una mujer:
DESTINATARIO - ORGANIZACIÓN
Si la carta está dirigida a una organización, entonces su nombre (completo o abreviado) se indica en el caso nominativo:
Al dirigir una carta a una organización, indique su nombre completo o abreviado, por ejemplo:
El envío a una organización se utiliza en los casos en que el remitente no sabe quién es el jefe de la organización, su apellido e iniciales.
DESTINATARIO - DIVISIÓN ESTRUCTURAL
El documento puede estar dirigido a una unidad estructural de la organización. Como regla general, este método de dirección es posible si la consideración del tema al que está dedicada la carta es competencia de la unidad estructural.
Al dirigir un documento a una unidad estructural de una organización, el nombre de la organización se indica en el caso nominativo en el requisito "Destinatario", a continuación - el nombre de la unidad estructural en el caso nominativo, por ejemplo:
¿Qué cambia GOST R 7.0.97-2016? Nada.
DESTINATARIO - PARTICULAR
El registro de los datos del “Destinatario” al mantener correspondencia con particulares tiene sus propias características. Primero se indica el apellido en caso dativo, luego las iniciales y luego la dirección postal:
¿Qué cambia GOST R 7.0.97-2016? Nada.
DESTINATARIO - VARIAS ORGANIZACIONES
O DIVISIONES ESTRUCTURALES
Una carta comercial puede tener varios destinatarios. GOST R 6.30-2003 establece un método para el formato generalizado de los destinatarios al enviar cartas a varias organizaciones homogéneas o a varias divisiones estructurales de una organización. Aquí hay dos opciones para diseñar accesorios.
Opción 1: indicar varios destinatarios en el propio atributo “Destinatario”. Esta opción de diseño se utiliza cuando la carta está dirigida a una organización o funcionario (este es el destinatario principal) y, a título informativo, a otras organizaciones o funcionarios.
El direccionamiento se formaliza como de costumbre en la esquina superior derecha como una lista de los detalles del “Destinatario” para cada organismo/organización o unidad estructural de la organización.
En este caso, el número total de destinatarios no debe ser superior a cuatro.
Todos los destinatarios están redactados en el propio documento; la palabra "Copia" no se indica antes del segundo, tercer y cuarto destinatario.
En este caso, todas las copias impresas de la carta están firmadas como originales. Cada copia está sellada en un sobre separado, en el que está escrita la dirección postal de una organización o subdivisión estructural específica.
Opción 2: indicar el destinatario en general, si enviamos un documento a un grupo de organizaciones (jefes de organizaciones) del mismo tipo o a divisiones estructurales (sucursales, oficinas de representación, etc.) de una organización:
Si el número de destinatarios es más de cuatro, se compila una lista adicional para enviar la carta (lista de correo), que indica destinatarios específicos y sus direcciones. Se hace una nota al respecto en el atributo “Destinatario”:
No existe un formulario aprobado para la lista de correo de cartas. La forma de la hoja se puede fijar en las instrucciones de gestión de la oficina de la organización. De hecho, la hoja de envío es el atributo "Destinatario" transferido a una hoja separada, lo que significa que su contenido debe corresponder a este atributo. El detalle “Destinatario” contiene tres bloques de información: nombre de la organización, cargo, iniciales y apellido. En la lista de correo de la carta, reproducimos los mismos bloques de información, pero los colocamos en una línea en lugar de en el lado derecho de la hoja. También puede organizar los datos en forma de tabla. El orden de los destinatarios puede ser arbitrario, pero es mejor ordenarlos alfabéticamente.
La información sobre el número y la fecha de la carta saliente se ingresa después de su registro (Ejemplo 1).
Todas las cartas enviadas a un grupo de destinatarios tienen un número de registro de salida; el número de entrada para todas las cartas será diferente.
¿Qué cambia GOST R 7.0.97-2016? Nada.
COLOCACIÓN DE LOS DATOS DEL “DESTINATARIO” EN EL FORMULARIO
El detalle “Destinatario” se ubica en la parte superior derecha del documento (en un formulario con detalles angulares) o a la derecha debajo de los detalles del formulario (en un formulario con detalles longitudinales). La ubicación del requisito "Destinatario" se muestra en el Apéndice B de GOST R 6.30-2003:
- en un formulario con detalles en las esquinas - Ejemplo 2;
- en un formulario con los detalles dispuestos longitudinalmente - Ejemplo 3.
¿Qué cambia GOST R 7.0.97-2016? Nada. El atributo “Destinatario” permanece en el mismo lugar.
CUESTIONES TÉCNICAS
- ¿Deben separarse por intervalos los elementos de los accesorios del “Destinatario”?
El detalle “Destinatario” suele ocupar varias líneas.
En la cláusula 6.1 de las Recomendaciones metodológicas para la implementación de GOST R 6.30-2003 (aprobadas por Rosarkhiv) se dice que los detalles de un documento que consta de varias líneas se imprimen con un interlineado. Los componentes de los detalles "Destinatario", "Sello de aprobación del documento", "Marca de presencia de una solicitud", "Sello de aprobación del documento" están separados entre sí por un espacio entre líneas de 1,5 a 2.
Una regla similar está contenida en el nuevo GOST R 7.0.97-2016 en la sección 3, que establece requisitos generales para la producción de documentos: “Los detalles de varias líneas se imprimen con un espacio entre líneas, los componentes de los detalles están separados por un espacio adicional ":
- ¿Cómo alinear el atributo “Destinatario”?
El atributo multilínea “Destinatario” se diseña alineado a lo largo del borde izquierdo de la zona ocupada por el atributo, o centrado con respecto a la línea más larga, por ejemplo:
Preparar una carta comercial
Cualquiera que sea el propósito de las cartas comerciales, están escritas para lograr el objetivo deseado en los negocios. No todos los empleados de una organización tienen la competencia necesaria en el campo de la correspondencia comercial; con un enfoque inepto, existe el riesgo de arruinar completamente la reputación de la empresa con una sola carta. Pero si utiliza el servicio de redacción de cartas de nuestra agencia, el destinatario seguramente estará interesado en trabajar con usted.
Propósito de las cartas comerciales
Las cartas comerciales no pierden su relevancia a la hora de resolver cuestiones laborales y tareas de marketing. La información proporcionada por escrito es conveniente porque siempre puede volver a consultarla o apelar cuando se resuelven cuestiones controvertidas. El texto escrito le permite formular pensamientos de manera más sucinta y clara que la comunicación oral. Además, a algunos destinatarios solo se puede contactar mediante el envío de una carta comercial. Y cuanto mayor sea el estatus de este destinatario, más profesional deberá ser la redacción del texto. Tipos de cartas comerciales tan diversos como el ámbito de las relaciones comerciales. La correspondencia comercial puede ser comercial (el deseo de cerrar un trato, un reclamo a una de las partes de una transacción) y no comercial (una carta de agradecimiento, información, una carta de garantía, cartas de solicitud, invitaciones, recordatorios, etc. .) En términos de funcionalidad, distinguen entre cartas de iniciativa y cartas de respuesta, así como mensajes que no requieren respuesta.
Cómo redactar correctamente cartas comerciales.
Características de la estructura y texto de una carta comercial.
Las cartas comerciales tienen una composición clara:
La introducción indica el propósito y motivo de la carta, y proporciona un enlace al documento que sirvió de punto de partida para este mensaje;
La parte principal describe la situación, proporciona un análisis de la situación y una argumentación. La naturaleza de la evidencia depende de la dirección de la carta: por ejemplo, para persuadir a asistir a una conferencia, a invertir en un proyecto, a comprar un producto;
En conclusión, se llega a una conclusión en base a lo anterior: oferta, petición, negativa, deseo, etc.
Antes del texto de la carta, siempre se coloca una dirección cortés al destinatario (por ejemplo, "¡Estimado Sergei Mikhailovich!") Y también al principio o al final del texto hay una fórmula de cortesía redactada de acuerdo con los cánones. de correspondencia comercial. Las fórmulas de cortesía suelen comenzar así: “Expreso mi agradecimiento por la ayuda prestada... / agradecimiento por la invitación... / espero una cooperación fructífera...”. Al redactar este tipo de cartas se observa un estilo empresarial. Sus características: concisión, claridad, falta de ambigüedad, uso de términos, tono neutro, estandarización.
Dificultades para escribir cartas comerciales.
Conozca bien al destinatario y la información que ya tiene sobre su pregunta;
Conocimiento de las reglas del idioma ruso y las características del estilo comercial: fórmulas lingüísticas, reglas para componer oraciones, etc.;
Uso correcto y apropiado de la terminología;
Corrección al dirigirse al destinatario.
Cómo redactar correctamente cartas comerciales.
Los diccionarios y ejemplos de redacción de cartas comerciales pueden ayudarle a afrontar esta tarea por su cuenta. Pero si no hay suficiente personal competente o tiempo para prepararse para escribir cartas comerciales, una agencia profesional puede proporcionar este servicio. Los especialistas de la agencia de comunicación Comagency le ayudarán a elaborar un membrete de empresa, recopilar los documentos necesarios para un argumento convincente y redactar una carta comercial competente y presentable, mejorando así la imagen de su organización.
Al usar correspondencia comercial No solo se produce la coordinación de las actividades comerciales, sino también la recopilación de la información necesaria para una organización determinada, que será demandada durante varias auditorías de informes. Por tanto, en primer lugar, las tareas de los empleados administrativos incluyen el correcto mantenimiento de la documentación empresarial, para lo cual se desarrollan diversas instrucciones y formularios internos. La ventaja de un formulario estándar es el hecho de que una persona lo completa automáticamente, ahorrando así su tiempo y el de la empresa.
La correspondencia comercial debe contener:
Información confiable y completa;
- breve resumen debido a la falta de narración;
- tono neutral al dirigirse, pero de manera amistosa;
- una cadena lógica, y no una valoración emocional de los hechos expuestos.
¿Cómo escribir una carta comercial?
Lo más importante es decidir qué tipo de carta comercial es adecuada para una situación determinada. Hay varios tipos:
Recordatorio;
- confirmación;
- negativa;
- carta de presentación;
- invitación;
- garantía;
- informativo;
- carta de notificación y orden.
Como regla general, las cartas comerciales que contienen una solicitud, propuesta, apelación, consulta o demanda requieren una respuesta.
Reglas para escribir una carta comercial.
El tono de una carta comercial conlleva una carga emocional muy importante, ya que, a pesar de unas técnicas de comunicación impecables, seguirán apareciendo faltas de respeto veladas. Debe tener especial cuidado al escribir una carta comercial que contenga una negativa. En este caso, no debe indicar la negativa al principio de la carta. En la primera parte del mensaje debes aportar argumentos convincentes a favor de tu punto de vista, para ello puedes utilizar fórmulas como;
- “Lamentablemente no podemos satisfacer su solicitud”;
- “Lo sentimos profundamente, pero no es posible satisfacer su solicitud”, etc.
Al negarnos, es importante recordar que nuestra tarea es rechazar, pero no perder un cliente, socio, etc.
Entonces, las reglas básicas para escribir una carta comercial:
Para comprender correctamente la esencia de la carta, es necesario repetir en el texto la solicitud dirigida al destinatario varias veces;
- en la carta de denegación es importante indicar los motivos por los que no se puede satisfacer esta solicitud;
- rechazar una oferta es una fórmula de rechazo.
Idioma de la correspondencia comercial.
Es importante que el lector de correspondencia comercial capte sólo su esencia y no el idioma en el que está escrita. Es en esta condición donde reside el dominio de las reglas de redacción de una carta comercial, que se desarrolla a lo largo de muchos años de experiencia.
Cabe recordar que en una carta comercial:
Es necesario utilizar palabras sencillas sin empobrecer el contenido;
- use verbos con más frecuencia que adjetivos; esto hará que el texto de la carta sea dinámico;
- permanecer cerca del significado de la dirección, sin entrar en detalles ni razonamientos;
- no utilizar frases largas, ya que distraen la atención del lector;
- la transición entre frases debe ser lógica e invisible;
- Utilice la menor cantidad de pronombres posible.
Una carta comercial se distingue por su alfabetización y estilo.
Elaboración de correspondencia comercial.
Al escribir una carta comercial, debes recordar que la parte superior (1/4 de la hoja A4) debe quedar libre para el membrete. También en la esquina superior de la carta se indican el número de salida y la fecha, que se registran en un registro de correo saliente especial.
En la esquina inferior izquierda se indica el cargo, apellido y firma del gerente, y al final de la hoja se indica el apellido del ejecutor de la carta comercial con su número de teléfono para información adicional.
Así, una carta comercial consta de tres partes: la esencia de la solicitud, su justificación y la información de respaldo.
Al responder a una carta, debe consultar la última carta del destinatario en la primera parte del contenido. Si hay correspondencia extranjera, para mayor claridad es necesario adjuntar un folleto a la carta, cuyo enlace se indicará en esta carta. Es muy importante finalizar dicha carta con agradecimiento por su cooperación y la frase "Atentamente (nombre) ..."
Se han escrito cartas desde tiempos inmemoriales y se siguen escribiendo hasta el día de hoy. Sirven como herramienta de comunicación entre personas, ayudando a transmitir claramente al interlocutor la esencia, cuál fue el motivo por el que lo escribió. En este artículo veremos varios tipos de correspondencia comercial y aprenderemos cómo redactar correctamente cartas comerciales.
Para redactar correctamente cualquier carta comercial, es necesario poder expresar claramente su esencia y estructurarla correctamente. La correspondencia comercial se realiza en papel membretado aprobado por la empresa con su propio logotipo y dirección. En la esquina superior derecha, complete un encabezado que consta del cargo y nombre del director de la empresa destinataria. Al final del encabezado está escrita una breve información sobre el remitente.La siguiente etapa al escribir una carta es redactar una apelación. Puede sonar diferente según el grado de familiaridad con el destinatario. Si lo conoces personalmente, puedes dirigirte a él así: "¡Estimado Sergey Yuryevich!" Si el destinatario es un extraño, la dirección puede verse así: "¡Estimado señor Ivanov!" Hay que tener en cuenta que en estos casos es inaceptable abreviar la palabra Sr. o poner iniciales en lugar de apellido y nombre.
Transmitir la esencia de la carta de forma concisa es la tarea del preámbulo. La mayoría de las veces consta de un párrafo. Después de leer el preámbulo, el destinatario ya debería tener una breve comprensión del contenido de la carta. A continuación comienza el texto principal, que contiene varios párrafos. El texto debe expresar de manera sucinta sus pensamientos sobre la situación. Es aconsejable que el texto principal no supere los cuatro párrafos. La carta debe terminar con una conclusión, que resuma brevemente los resultados de la carta, ponga una fecha y una firma indicando el nombre y cargo del remitente. Dependiendo del motivo por el que se redactó el llamamiento, a veces es apropiado finalizarlo con las palabras: "¡Atentamente!", "Con la esperanza de una mayor cooperación", etc.Uno de los tipos comunes de cartas comerciales es una carta de garantía. En su texto principal, el autor garantiza el cumplimiento de tal o cual promesa, anuncia la fecha de finalización del cumplimiento de las garantías y establece el monto de la sanción que deberá pagar en caso de incumplimiento de las obligaciones de garantía.
Las cartas de agradecimiento también son un tipo de negocio, pero ya de la categoría de personal. Pueden emitirse en papel con membrete de la empresa o en una tarjeta de felicitación. El texto principal debe incluir felicitaciones al destinatario, indicando el evento que dio origen a la carta y enumerando los logros destacados del destinatario.
