La Matriz Eisenhower de Dwight David en la planificación. Hacemos una lista de cosas importantes, pero no urgentes, que hacer

34 El presidente estadounidense Dwight David Eisenhower era un hombre muy ocupado. Para hacer más en un día, creó su propia herramienta eficaz de gestión del tiempo, que hoy se llama Matriz de Eisenhower o Matriz de Prioridades. ¿Cuál es la esencia del método?

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La idea de la Matriz de Eisenhower es aprender a distinguir rápidamente los asuntos importantes de los que no lo son y los que no requieren atención alguna. Eisenhower propuso dividir todos los asuntos actuales y planificados en 4 categorías basándose en el principio de urgencia e importancia. Para mayor claridad, dibujó un cuadrado y lo dividió en 4 campos. Cada campo contenía una lista de tareas pendientes:

• Campo 1: Asuntos importantes y urgentes;
• Campo 2: Asuntos importantes, pero no muy urgentes;
• 3er campo: Asuntos no importantes, pero sí urgentes;
• Campo 4: Asuntos no importantes ni urgentes.

¿Cómo trabajar con la plaza Eisenhower?

Veamos la plaza Eisenhower con más detalle:

1. Asuntos importantes y urgentes.¿Qué pondrías en esta categoría? ¿Cuántas cosas urgentes e importantes se podrían escribir en este cuadrado? El truco es que la planificación de Eisenhower sólo puede considerarse eficaz cuando el primer cuadrado está siempre limpio, sin una sola entrada. Si tienes una lista de tareas que puedes asignar a este campo de la matriz, significa que algo está interfiriendo con tu trabajo productivo: pereza, falta de autodisciplina, incapacidad para establecer correctamente las prioridades, etc. Todo esto lleva a las prisas. puestos de trabajo, lo que tiene un efecto negativo en el estado físico y mental de una persona.
2. Asuntos importantes, pero no muy urgentes. Eisenhower, al crear su sistema de gestión del tiempo, estaba seguro de que esta categoría era la más importante. Plantear aquí una tarea de manera oportuna y asumir su implementación significa la oportunidad de dedicar tanto tiempo como sea necesario a resolver el problema. Por ejemplo, una visita oportuna a un médico evitará enfermedades y escribir la tesis de un estudiante un poco antes de lo previsto permitirá corregir errores.
3. Asuntos no muy importantes, pero sí urgentes. Este campo de la matriz de Esenhower está destinado a colocar aquí cosas que interfieren con el trabajo eficaz y, por tanto, requieren una eliminación inmediata. Por ejemplo, arreglar un ordenador averiado, ayudar a tu suegra a transportar muebles a la casa de campo, etc.
4. No asuntos urgentes o importantes. En la matriz de prioridades también hay un lugar para las cosas que hacemos todos los días para distraernos del trabajo. Se trata de largas conversaciones por teléfono, ver series de televisión, feeds de amigos, escribir cartas, etc. Es decir, todas aquellas cosas que resultan agradables, pero no necesarias. Eisenhower, hablando de prioridades, calificó estas actividades de “pérdida de tiempo” que afectan negativamente la productividad laboral.

A principios de diciembre nos preparamos lentamente para celebrar el Año Nuevo. Resumir resultados, preparar obsequios, establecer metas para el próximo año: todo esto es importante, pero aún no urgente. Pero si retrasas la realización de estas tareas hasta los últimos días del mes, se convertirán en tareas de emergencia.

Para evitar que esto suceda, es necesario hacer cosas importantes con anticipación. Y para ello vale la pena tener una lista de estas cosas. Intentemos componerlo.

Casi todos los lectores de Lifehacker conocen matriz de eisenhower, pero todavía te lo recordaré. Ella se parece a esto:

• Urgente e importante: no permita
• Urgente y sin importancia - delegado
• No urgente e importante: hágalo
• No urgente ni importante: no lo hagas.

Pero basta de teoría, pasemos a recopilar una lista de cosas importantes y no urgentes, cosas que realmente merecen la pena hacer.
Organizar la información. Piense en cuánto tiempo suele tardar en encontrar la información que necesita. Después de todo, lo consumimos en cantidades tales que es difícil recordar exactamente dónde lo encontramos. ¿Fue en una red social, en un feed RSS, en un motor de búsqueda? Si a esto le sumamos el hecho de que estamos sentados frente a una computadora portátil, frente a una computadora o frente a una tableta, entonces se vuelve triste.

Entonces planeé lo siguiente para mí: Mantener una base de datos para almacenar información. . Para mí, es Evernote, que el próximo año debería integrar notas de Kindle, datos de OneNote, publicaciones etiquetadas de Reader, enlaces para revisar videos.

Haga las conexiones correctas. Dime, ¿conoces a tu cartero? ¿Qué pasa con un médico local, un inspector de impuestos? ¿Sabes a quién llamar si se te revienta la tubería? La lista de personas cuyo conocimiento es importante puede continuar, pero cada una es única. Es por eso haz tu lista .

desarmar las cosas. Muchas cosas son importantes para nosotros. Algunos son clave para recuerdos o experiencias emocionales. Por ejemplo, fotografías o copas, certificados de logros. Quizás valga la pena conservarlos. Pero he aquí una blusa que no se ha usado en tres años y que simplemente está ocupando espacio.

Preparar los documentos necesarios.. El orden es importante no sólo en la información y las cosas, sino también en los documentos. Por ejemplo, obtenga un pasaporte. Por alguna razón, mucha gente lo contrae rápidamente, antes de irse de vacaciones. Pero su período de validez es de diez años. También vale la pena recordar los documentos de Internet: datos de dominio, certificado personal de WebMoney, verificación de Yandex.money.

Específicamente no incluyo en esta lista procesos o hábitos que sean importantes practicar de forma regular. Esto incluye comunicación con familiares y amigos, superación personal, atención médica, lectura, etc. ¿Qué agregarías a esta lista?

Matriz de Eisenhower(matriz de prioridades) es una de las herramientas más famosas para gestionar su tiempo. Fue inventado por Dwight Eisenhower, el 34º presidente de los Estados Unidos. Ser jefe de Estado es un asunto problemático; una persona así siempre está muy ocupada, porque... su obra combina diferentes funciones. Tiene que hacer muchas cosas en un día.

Entonces Eisenhower comenzó a probar diferentes herramientas de gestión del tiempo. Quería encontrar algo que fuera más eficaz. Pero nunca encontró algo que lo satisficiera. Por eso, al final, creó su propio instrumento, que luego recibió su nombre.

Las habilidades organizativas de Eisenhower fueron siempre y en todas partes apreciadas. Y con toda razón. Ahora la matriz de Eisenhower se considera una de el mas efectivo fondos para hacer planes a corto plazo.

Esta maravillosa herramienta sin duda será útil para toda persona moderna. Hoy en día todo el mundo necesita poder gestionar su tiempo. Después de todo, nuestra vida transcurre con prisas y bullicio. Pero, a pesar de los enormes esfuerzos, rara vez alguien está satisfecho con los resultados de sus actividades.

Cada vez más personas se quejan de la falta de tiempo. Aunque a todos nos asignan todos los días la misma cantidad de minutos. Sin embargo, algunas personas logran hacerlo todo, mientras que otras pierden el tiempo descuidadamente en cosas inútiles. La Matriz de Eisenhower le ayuda a organizar su tiempo correctamente y, por tanto, a aumentar drásticamente su eficiencia.

Qué ha pasado
matriz de eisenhower

La matriz de Eisenhower se utiliza para planificar por un período corto (uno o varios días). Este es un método eficaz para procesar las listas de tareas pendientes que una persona planea hacer durante este período. Como regla general, la gente hace listas tan largas que a priori es imposible rehacer todo lo que hay en ellas.

Como resultado, se acumulan sin terminar y... Y esto es peligroso, porque... lo incompleto no solo ralentiza el movimiento hacia la meta, sino que, en general, puede dañar el desarrollo posterior de la vida. Después de todo, existe una alta probabilidad de desperdiciar fuerza y ​​​​energía en algo que una persona no necesita en absoluto.

Eisenhower Matrix le permite ordenar rápida y eficientemente su lista de tareas pendientes categorizándolas. Como resultado, una persona ve claramente todos los asuntos más importantes, así como aquellos asuntos que no merecen su atención en absoluto.

La matriz de Eisenhower consta de 4 campos (cuadrantes), uno para cada categoría de casos. Las categorías están determinadas por principio de urgencia e importancia: importante - no importante, urgente - no urgente. La siguiente figura muestra cómo se distribuyen estos cuadrantes.

En cada cuadrante, del listado general de casos, sólo se incluyen aquellos casos que cumplen con los criterios de este cuadrante.

Descripción de cuadrantes
matrices Eisenhower

Para entender cómo trabajar con la matriz de Eisenhower, en primer lugar, es necesario comprender sus cuadrantes: qué ingresar allí. Como ya dije, estamos considerando solo aquellas tareas que planeas realizar durante el día o en un período corto.

Cuadrante 1.
Asuntos urgentes e importantes.

El secreto más grande e importante de la matriz de Eisenhower es que el primer cuadrante siempre debe permanecer vacío . Sólo en este caso podemos decir que una persona sabe gestionar eficazmente su tiempo y sabe planificar bien.

Si hay cosas que deben ingresarse en el primer cuadrante, entonces esto significa que hay trabajos urgentes en la vida de una persona. No sabe planificar correctamente y está acostumbrado a dejar todo para el último momento. Sólo se pone manos a la obra cuando todos los plazos están a punto de expirar.

Por lo tanto, si se esfuerza por ser eficaz, primero que nada debe encontrar todas las razones que interfieren con su trabajo productivo. Puedo decepcionarte porque puede haber una gran cantidad de razones de este tipo, que van desde la incapacidad para planificar hasta la procrastinación.

Naturalmente, primero hay que eliminar todos estos obstáculos. De lo contrario, no tendría ningún sentido hablar de eficiencia.

Sin embargo, en ocasiones pueden surgir imprevistos que es necesario incluir en el primer cuadrante. Pero ten cuidado. Recuerde que existen dos criterios principales para seleccionar estos casos:

1. 1. No completar una tarea amenaza con retrasar el logro de su objetivo.
   2. No completar la tarea puede provocar problemas: deterioro de la salud (por dolor de muelas), una multa (por impago de un préstamo), inundaciones (por una tubería con fugas), etc.

Por supuesto, es mejor pensar en esto con anticipación y evitar tales situaciones por completo. Siempre es mucho más fácil prevenir posibles problemas que eliminar las consecuencias. Piénsalo y haz todo a tiempo. Bueno, si las cosas de este cuadrante no necesitan su participación directa, entonces generalmente deberían delegarse a alguien.

Cuadrante 2.
Asuntos importantes y no muy urgentes.

Eisenhower consideraba que lo más importante era ocuparse de los asuntos de este cuadrante. Si una persona coloca aquí una tarea de manera oportuna y la completa constantemente, entonces puede dedicarle tanto tiempo como sea necesario.

Además, puede trabajar sin prisas, sin problemas y luego no sufrir diversas consecuencias dañinas. Por lo tanto, un examen preventivo en el dentista lo protegerá de un dolor de muelas inesperado y un trabajo oportuno en el informe le evitará trabajar de noche.

Este grupo de tareas debe incluir cosas que estén dirigidas a logrando tus objetivos.

Estas son las cosas en las que debes concentrarte. máxima atención y aquí es donde debes poner todas tus fuerzas. Porque la implementación decidida y metódica de los asuntos en este cuadrante garantiza mayores beneficios en el futuro.

Debe estar incluido en la lista de tareas pendientes del segundo cuadrante. debe estar encendido Tareas para el crecimiento personal, el autodesarrollo, el cuidado de tu salud. Después de todo, todo esto constituye la base de cualquier éxito. Esto también debería incluir tareas para analizar las propias acciones, así como desarrollar nuevos planes y analizar nuevas oportunidades y perspectivas.

Sin la carga de la urgencia, podrá completar sus tareas con la mayor calidad posible. Pero no olvide que aún debe respetar los plazos. Y no completar estas tareas a tiempo puede pasarlas al primer cuadrante. Pero debemos tener cuidado con tal resultado.

Cuadrante 3.
Asuntos urgentes y sin importancia.

Casos que se ubican en este cuadrante interferir trabajar eficazmente, porque requieren atención urgente. Debemos estar especialmente atentos a estos asuntos. A menudo se confunden con las tareas del primer cuadrante. Pero no todo lo urgente es importante. Criterio principal para distinguir entre urgente e importante, ya sea que este asunto lo acerque a su objetivo o no. El tercer cuadrante incluye tareas que no tienen nada que ver con tu objetivo.

Por lo tanto, siempre debes recordarlos claramente y concentrarte en ellos. Lo más sencillo es tener siempre ante tus ojos su descripción.

Muchas tareas del hogar caen en el tercer cuadrante, por ejemplo, reparar zapatos al final de la temporada, ayudar a un vecino a mover muebles o hacer llamadas telefónicas sin importancia. Aquí también pueden aparecer asuntos no planificados previamente, como algún tipo de reunión urgente. Pero la reparación de una computadora, por ejemplo, puede ser tanto importante (si trabajas en ella o en un blog) como sin importancia (si solo la usas para juegos).

Así que no confunda importancia y urgencia. Por alguna razón, la mayoría de la gente automáticamente comienza a considerar importantes los asuntos urgentes. Como resultado, surgen tensiones y presiones de tiempo en sus vidas, y sus días se llenan de confusión.

La agitación siempre aleja a uno de la meta. El fundador de la gestión, Frederick Taylor, dijo una vez que la organización de los asuntos puede considerarse buena si todo se hace con lentitud y sin complicaciones.

Como regla general, las cosas en el tercer cuadrante simplemente te distraen de lo que buscas y de lo que realmente necesitas. son simplemente comer hasta el tiempo. Por lo tanto, es mejor intentar no distraer su atención en estos asuntos. Comprender si algo es importante o no es bastante sencillo: pregúntate “ ¿Qué pasa si no hago esto?“.

Cuadrante 4.
Asuntos sin importancia y no urgentes.

Esto incluye todo lo que hacemos casi a diario, pero no tiene nada que ver con nuestro trabajo: mirar televisión, conversaciones telefónicas vacías, juegos de ordenador, visitar foros, redes sociales, etc. Suelen ser cosas agradables que hacer, pero no necesarias en absoluto.

Eisenhower calificó estos casos como reales “ pérdidas de tiempo“, que reducen la productividad del día.

¿A nadie realmente le importa dedicar 203 horas a ? Pero esto es más de una semana de nuestra vida. Y este tiempo podría utilizarse de forma más productiva.

Simplemente no puedes hacer esas cosas o hacerlas solo cuando tengas tiempo libre. En la cola general de tus tareas, deberían estar al final. Y no olvide limitar estrictamente el tiempo que dedica a esas cosas.

Algunos pueden decir que este tipo de actividades le ayudan a relajarse. Pero difícilmente se puede llamar a esto un descanso completo. Esas actividades no sólo son inútiles, sino también perjudiciales. Es mejor tener un descanso de calidad.

Así que encuentra tus pérdidas de tiempo y ponte manos a la obra. control estricto.

Por cierto, muchas tareas rutinarias del cuarto cuadrante pueden y deben realizarse. En cualquier familia se pueden repartir responsabilidades para no esforzarse demasiado y hacer todo con tranquilidad.

Dos grandes ventajas
matrices de eisenhower

Esta matriz se convertirá en un asistente indispensable para quienes sueñan con aumentar la eficiencia de su trabajo.

En primer lugar, incluso la simple distribución de tareas en cuadrantes le mostrará claramente qué es relevante para usted y qué no.

Muy a menudo estamos acostumbrados a trabajar de forma automática. Y si alguna vez se escribió algo en nuestra lista, entonces hay que completarlo. ¿Qué pasa si este asunto ha perdido su relevancia? Resulta que trabajamos por el trabajo mismo.

Con la conciencia tranquila se pueden eliminar todos los asuntos irrelevantes. Ni siquiera notarás las consecuencias de su ausencia. Incluso si empezaste a hacer algunos de ellos y no los terminaste, puedes olvidarte de ello con la misma facilidad.

En segundo lugar, la matriz te enseña cómo planificar correctamente.

Cuando una persona simplemente hace listas de tareas pendientes, a menudo le resulta muy difícil estimar la cantidad de trabajo que está asumiendo. Así surgen no sólo listas, sino largas hojas. Las tareas incumplidas se trasladan día a día, lo que se suma a eso. que vuelve a surgir.

Sea lo que sea, existe un límite puramente físico sobre cuánto de lo que puedes hacer en un día. Pero a menudo una limitación tan simple simplemente no se reconoce. Trabajar con la matriz aumenta la conciencia y le permite pasar a una planificación más competente.

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tu productividad

A muchas personas les resulta difícil evaluar su capacidad para organizar el proceso de trabajo. Y esto es natural. Las habilidades necesarias no nos las damos desde que nacemos. Necesitas desarrollarlos dentro de ti. Pero para hacer esto necesitas saber qué habilidades te faltan. Entonces será más fácil encontrar técnicas que ayuden a desarrollar las cualidades necesarias.

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• mostrará con qué eficacia puede actuar para resolver las tareas asignadas;
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En este punto interrumpiremos nuestra consideración de la matriz de Eisenhower. Le sugiero que piense detenidamente en esta información y trate de utilizarla para dividir sus asuntos en estas categorías. Y en la segunda parte del artículo conoceremos con más detalle cómo trabajar con esta matriz.

Es muy fácil confundirse en el ciclo de los acontecimientos de la vida. Los adultos enseñan a los niños a distribuir correctamente su tiempo, y a menudo ellos mismos lo dejan todo para más tarde. Por regla general, este “más tarde” nunca llega. Todas las tareas planificadas son fácilmente dejadas de lado por otras y al final se convierten en un cúmulo continuo de problemas sin resolver.

La mayoría de las veces, el problema no radica en el número de casos, sino en un calendario elaborado de forma irracional. La gente no presta suficiente atención a la planificación de sus actividades. Pero si dedicas muy poco tiempo personal a aprender los conceptos básicos de la gestión del tiempo, podrás ahorrar mucho en el futuro. Entonces en la vida habrá un lugar no solo para los problemas eternos, sino también para usted y su familia. Una de las técnicas de planificación más simples y efectivas es el principio de Eisenhower.

¿Cuál es la esencia de la tecnología?

El principio de la matriz de Eisenhower es la distribución competente de las tareas en función de su grado de importancia. Ayuda a dividir la lista completa de tareas en importantes y sin importancia, urgentes y no tan urgentes. Usando la matriz, puede determinar el período de tiempo que será necesario para resolver el problema, porque algo requiere más atención y algunas cosas no valen ni siquiera cinco minutos dedicados a ellas.

Para lograr el éxito, es necesario seguir un algoritmo determinado. El orden de las acciones requeridas depende de la prioridad de las tareas. Por regla general, varios factores impiden que te concentres en un objetivo: problemas personales, personas que te rodean, hábitos, etc. El método Eisenhower puede ayudarle a deshacerse de las debilidades y centrarse sólo en acciones útiles.

¿Cómo surgió este principio, quién lo formó?

El principio descrito de gestión del tiempo fue fundamentado por el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos de América, Dwight David Eisenhower. El político no podía dejar ni una sola tarea sin resolver, por lo que intentó que su agenda fuera lo más racional y optimizada posible. Como resultado, Eisenhower convirtió todas las tareas en una matriz.

Hoy en día, el método del presidente es utilizado por oficinistas, gerentes y altos ejecutivos. Esto sugiere que este método de priorización es efectivamente efectivo y relevante.

¿Qué es la matriz de Dwight Eisenhower?

El cuadrado de Eisenhower (o principios se basa en la construcción de una matriz. Los conceptos básicos de la matriz son el eje de importancia (abscisas) y el eje de urgencia (ordenadas). Su intersección mutua da cuatro cuadrados, cada uno de los cuales está lleno de tareas según su distribución.

Entonces, primero debes decidir qué es importante y qué es urgente. Los asuntos importantes tienen el mayor impacto en el logro de resultados y las tareas urgentes requieren una finalización inmediata. En general, se forma una imagen que ofrece una imagen completa de la situación.

La matriz le permitirá establecer las prioridades correctas: qué puede esperar y qué no puede retrasarse.

¿Qué está incluido en el cuadrado A?

El primer cuadrado, ubicado en la esquina superior izquierda, se llama cuadrado A. En esta celda están escritas las tareas más importantes y urgentes. Lo ideal es que este cuadrado esté vacío, ya que el tiempo distribuido racionalmente permite evitar en principio la presencia de casos de este tipo.

Los casos de mayor importancia incluyen:

• problemas de salud que suelen surgir en los momentos más inoportunos;
• todo aquello que pueda tener un impacto negativo en los resultados de las operaciones;
• tareas, no hacerlo podría generar nuevos problemas.

El autocontrol de una persona es responsable de la plenitud de esta casilla. Después de todo, si cada día aparecen nuevos casos en la celda A, el principio de Eisenhower no ayudará. Aquí deberíamos abordar en principio la gestión del tiempo, pero primero debemos ocuparnos de todas las cosas que llenarán el cuadro A en un futuro próximo.

A pesar de la máxima prioridad de esta casilla, puedes delegar la solución de los problemas que llenan la celda a otra persona. Pero esto es sólo si es posible, y los asuntos no requieren necesariamente la participación personal.

¿Qué tareas implica el cuadrado B?

Esta parte de la matriz está llena de actividades diarias. Como regla general, esto incluye todo lo que merece mayor atención. Se trata de asuntos importantes pero no urgentes, la mayoría de los cuales están relacionados con la actividad principal de una persona. La baja urgencia de las tareas le permitirá no tomar decisiones apresuradas, y un enfoque constructivo y razonable le permitirá completar todas las tareas de manera más eficiente.

Las actividades de las personas que resuelven principalmente problemas del cuadro B son más productivas. Con buenos resultados laborales, estas personas tienen suficiente tiempo para su vida personal y no experimentan estrés constante. Esta plaza está formada por tareas de poca importancia y, quizás, hasta cierto punto mundanas, pero en ellas consiste principalmente la actividad humana.

Las tareas del sector B influyen mucho en el bienestar tanto moral como material. Se trata de deportes, alimentación, sueño, actividades educativas y laborales: aquellas cosas de las que no se puede prescindir, pero a las que normalmente se les presta la menor atención, dejando mucho al azar.

¿Qué actividades están incluidas en el cuadro C?

El cuadrado C incluye aquellas cosas que no te acercan a tu preciado objetivo, sino que, por el contrario, ralentizan los eventos y retrasan la finalización de tareas verdaderamente importantes. La mayoría de las veces, requieren una inversión urgente de tiempo, pero distraen y desvían. Aquí es importante recordar siempre los resultados de tus actividades y objetivos y no pasar a cosas secundarias.

Puede incluir con seguridad las tareas del hogar y las promesas hechas a alguien de este sector. En general, estos asuntos no son tanto importantes como urgentes.

¿Qué está incluido en el cuadrado D?

Para las personas que no saben planificar adecuadamente el tiempo, las cosas en este cuadrado son las que ocupan la mayor parte del tiempo. Estas tareas no se pueden llamar problemas, sino preocupaciones agradables que, además, no aportan ningún beneficio racional. La influencia del cuadrado D debe, si no eliminarse, al menos intentar reducirse.

No conviene sustituir el descanso por el seguimiento sin rumbo de las redes sociales, la visualización de programas o series de televisión o la charla vacía por teléfono. También puedes dedicar tu tiempo libre en beneficio tuyo y de quienes te rodean: familiares, seres queridos y amigos.

¿Dónde se utiliza el principio de Dwight Eisenhower?

La técnica descrita para distribuir tareas se utiliza no solo para racionalizar el tiempo. El análisis acelerado según el principio de Eisenhower se utiliza, por ejemplo, para determinar las funciones necesarias de las instalaciones comerciales. Se llama mejorar un producto en todas las etapas de su ciclo de vida. Este principio combina técnicas económicas y técnicas para determinar la relación entre las propiedades de un producto y sus costos. Esto último debe ser lógico y dar sus frutos.

Lo que es el principio de Eisenhower en la FSA ha sido estudiado por muchos expertos de países con economías de mercado: Francia, Alemania, Gran Bretaña y Estados Unidos. Como resultado, se reveló que para determinar la gama de funciones relevantes de un objeto, es importante mantener proporciones entre su necesidad y su costo. El principio de Eisenhower en FSA es analizar un producto y distribuir sus propiedades en tres categorías:

1. Categoría A. Funciones principales o fundamentales: finalidad directa del producto, para cuya prestación es necesario gastar una mayor cantidad de dinero.
2. Categoría B. Funciones secundarias del producto que están asociadas a las principales. La presencia de este tipo de incorporaciones es bienvenida, pero la ausencia no afecta demasiado a las ventas.
3. Categoría C. Funciones superfluas, cuya ausencia no afectará en ningún caso a la calidad del producto. Al evitar gastar en complementos que son completamente innecesarios, puedes ahorrar mucho dinero.

Práctica de aplicación del principio de Eisenhower.

No es necesario distribuir las tareas exactamente en forma de matriz, en un cuadrado, pero al principio puedes hacerlo para garantizar la claridad. Es conveniente convertir el estándar en varias listas o en un plan general, donde se resaltan en color las cosas de diferentes cuadrados. Así, por ejemplo, las tareas urgentes e importantes al mismo tiempo (cuadrado A) se pueden escribir con tinta roja, las tareas importantes pero no urgentes con verde (sector B), las tareas sin importancia pero urgentes (cuadrado C) con azul y las tareas sin importancia y sin importancia con negro. -urgente. Al mismo tiempo, el grado de importancia de un asunto en particular no debe evaluarse mentalmente, sino en el papel. Así es como las tareas toman forma y su implementación se vuelve más realista.

¿Por qué debería utilizarse este método?

El principio puede ayudarle a cambiar su vida en términos de racionalizar su tiempo personal. Utilizar este método permite dedicar menos tiempo a tareas innecesarias y hacer las cosas más prometedoras, así como dedicar suficiente tiempo a un descanso adecuado, evitando las llamadas pérdidas de tiempo: televisión, deambular sin rumbo por Internet y cosas por el estilo.

Una persona que aplica los principios de la gestión del tiempo en sus actividades diarias no solo tiene más éxito que otras, según las estadísticas, sino también más saludable, ya que no experimenta un estrés constante asociado a la sobrecarga y los plazos constantes. (principio de Eisenhower o cualquier otro) le ayudará a optimizar las actividades de su vida en todos los ámbitos.

¡Hola! En este artículo hablaremos de una de las herramientas de gestión del tiempo más eficaces: la matriz de Eisenhower.

Hoy aprenderás:

• ¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
• Cómo se puede aplicar la matriz en la vida cotidiana (con ejemplos);
• ¿Qué técnicas te ayudarán a ahorrar tiempo?

“Si no hay nada que hacer, el día es largo hasta la noche”, dice la sabiduría popular. De personas ocupadas que corren contra el tiempo surgen aforismos completamente diferentes: "¿Cómo podemos añadir una hora veinticinco al día?"

En condiciones de multitarea, tarde o temprano todo empresario se enfrenta a la cuestión de la distribución adecuada de los recursos de tiempo. Las condiciones iniciales son iguales para todos los habitantes del planeta: una hora incluye sesenta minutos para absolutamente todos. Pero la eficacia con la que las personas administran su tiempo determina en gran medida la diferencia entre una persona exitosa y un perdedor perenne.

La Matriz de Eisenhower como método de organización del tiempo

La gestión del tiempo, o, es el control consciente sobre la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas con el fin de aumentar su efectividad y productividad.

Matriz de Eisenhower es una de las herramientas populares de gestión del tiempo que se utiliza para priorizar tareas comerciales y personales. Se basa en el principio de dividir todos los casos en cuatro categorías, según su grado de importancia y urgencia. La matriz es más conveniente de utilizar para la planificación a corto y mediano plazo.

Este enfoque fue inventado por Dwight David Eisenhower, general del ejército durante la Segunda Guerra Mundial y más tarde trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. El político siempre admiró a quienes lo rodeaban por su capacidad para hacer de todo.

Érase una vez un estadounidense que buscó en vano alguna forma eficaz de gestionar el tiempo y, al no encontrarla entre las existentes, la desarrolló por su cuenta. Time Matrix sigue siendo sorprendente por su simplicidad y genialidad, y millones de personas en todo el mundo la utilizan para planificar.

Visualmente, la matriz de prioridades se divide en cuatro cuadrantes, donde las cosas encajan en categorías: importante y urgente, importante y no urgente, poco importante y urgente, poco importante y no urgente.

Se pide al usuario de la matriz que ingrese todas sus actividades planificadas en estos cuadrantes. El mayor trabajo ocurre precisamente cuando una persona elige entre estos campos, decidiendo así qué cosas deben hacerse primero y cuáles después.

Características de los cuadrantes

Cuadrante A: importante y urgente

Este campo debe usarse para registrar asuntos que se relacionan con áreas prioritarias de la vida de una persona y no pueden retrasarse. Estas áreas suelen ser la familia, la carrera (para estudiantes, estudio), la salud y la seguridad.

Estos casos corresponden a las siguientes afirmaciones:

1. No hacer esto en un futuro cercano lo alejará significativamente de uno de sus objetivos de vida a largo plazo.

Ejemplo. Espera un ascenso en un futuro próximo. El gerente le pide que envíe un informe de progreso lo antes posible. ¿Es esto importante? Sí, porque no quiere perder la oportunidad de crecer profesionalmente. ¿Es urgente? Sí, porque ahora es el momento de mostrar tu desempeño.

1. No buscar ayuda médica con prontitud puede tener consecuencias nefastas.

Ejemplo. Tienes dolor de muelas. ¿Importante? Todo lo relacionado con la salud siempre es importante. ¿Urgentemente? Corre el riesgo de perder el diente y no durará mucho con los analgésicos.

Cuadrante B: importante y no urgente

Las personas exitosas realizan la mayor parte de su trabajo en este cuadrante. Se trata de actividades cotidianas que invariablemente sirven para alcanzar grandes objetivos en todos los ámbitos de la vida. Todos son importantes, pero no hay prisa, como ocurre con el cuadrante A.

Una persona exitosa no lleva sus asuntos importantes a un estado de emergencia, sino que los completa gradualmente. La mayoría de las veces tiene tiempo para tomar decisiones reflexivamente, construyendo ladrillo a ladrillo el edificio de su futuro.

Esta zona incluye todas las actividades cotidianas que se relacionan directamente con áreas prioritarias de la vida: trabajo, familia, autodesarrollo, salud.

Se les aplica un único criterio:

• La tarea debe completarse, pero puede posponerse por un tiempo si surge algo importante y urgente.

Ejemplo. Eres programador y debes enviar el programa que escribiste antes del lunes. Hoy es apenas jueves, lo tienes todo listo, pero decidiste posponer la entrega de tu trabajo hasta el viernes para volver a revisar todo detenidamente.

Los casos del cuadrante B, si hay falta de atención hacia ellos, pueden migrar al cuadrante A. Tu objetivo es evitar que esto suceda. Sucede que un asunto importante aparece de repente, por motivos ajenos a tu voluntad. Pero a menudo nosotros mismos llevamos las cosas a este estado, ignorando los exámenes preventivos con un médico y posponiendo la realización de tareas importantes hasta la fecha límite.

Cuadrante S: Sin importancia y urgente

Estas tareas se encuentran a cierta distancia de sus principales prioridades, pero realizarlas hace que su vida sea más cómoda y puede resultarle útil con el tiempo.

Esta área contiene reuniones y conversaciones a las que asistes por cortesía o por necesidad, incluidos cumpleaños de personas no muy cercanas, tareas domésticas inesperadas y algunas tareas laborales.

Los asuntos de este cuadrante tienen las siguientes características:

1. Completar esta tarea rápidamente será de ayuda.

Ejemplo. Estabas planeando comprar un aire acondicionado y te enteraste de una oferta que solo durará un día. ¿Importante? No particularmente. El mundo no colapsará a menos que compre un aire acondicionado más barato de lo planeado. ¿Urgentemente? Sí, la venta es válida por un día. Una buena ventaja: una compra urgente le permitirá ahorrar un poco el presupuesto familiar.

1. Indirectamente, completar estas tareas puede beneficiar los objetivos subyacentes, aunque esto no está garantizado.

Ejemplo. Eres periodista. Estás invitado a un banquete al que podrá asistir el editor del periódico que te interesa. ¿Importante? No particularmente, todo es demasiado vago. ¿Urgentemente? Sí, como el banquete no durará para siempre, es necesario tomar una decisión: ir o no.

Es probable que encuentre a alguien a quien delegar un caso de este cuadrante. Su cónyuge, conocido, colega o subordinado puede realizar por usted algún trabajo urgente y sin importancia.

Cuadrante D: Sin importancia y no urgente

Todos los asuntos de este cuadrante se pueden dividir en negocios y entretenimiento. Las tareas pendientes incluyen tareas cuya realización garantiza su comodidad y lo embellece a usted y a su vida (por ejemplo, cuidar su apariencia), pero la tarea puede esperar algún tiempo.

Para una mujer, esto podría ser una visita a una manicurista; para un hombre, podría ser lavar su auto. Por supuesto, estas cosas son importantes en sí mismas, pero no en relación con las principales áreas de tu vida.

El segundo grupo incluye un pasatiempo agradable. Generalmente se cree que estas tareas no aportan ningún beneficio, se las llama “pérdida de tiempo”, se presentan como cosas que la gente preferiría no hacer y deshacerse de ellas es un objetivo loable.

Sólo se puede hablar categóricamente de malos hábitos como fumar y beber sistemáticamente alcohol fuerte. Ejemplos de cosas como comunicarse en las redes sociales, ver películas ligeras, salir en clubes, jugar juegos de computadora: todo esto tiene derecho a ser y es necesario para una persona si la relaja y le da placer.

En primer lugar, una persona no es un robot, necesita hacer algo sólo por el alma.

En segundo lugar, los asuntos sin importancia y no urgentes pueden resultar beneficiosos. Muchos juegos de computadora desarrollan el pensamiento, la comunicación en las redes sociales te enseña a expresar pensamientos, bailar en clubes te ayuda a calentarte. Además, desde hace tiempo se sabe que un cambio de actividad es el mejor descanso.

La condición principal para este cuadrante es no dejar que se apodere de la mayor parte de tu tiempo e ignorar las principales cosas que te hacen avanzar en la vida.

Cómo poner en práctica la matriz de Eisenhower

Entonces, después de repasar la parte teórica, podrás experimentar el efecto de la matriz en ti mismo.

1. La noche anterior a su primer día experimental, abra el diario en la fecha apropiada y dibuje una extensión de cuatro páginas. Etiquételos como se muestra en la matriz. Si no tienes un diario, puedes llevar una hoja normal. Si siempre lleva consigo una tableta o computadora portátil, puede crear una matriz en Excel.
2. En una hoja de papel aparte, escriba en una columna todas las cosas que planea hacer mañana (cuando adquiera la habilidad de distribuir rápidamente todas las cosas en la matriz, ya no necesitará este elemento).
3. Lea los casos uno a la vez y reescriba cada uno en el cuadrante apropiado de la matriz. Para ello sólo necesitas responder a dos preguntas: ¿Es importante? ¿Es urgente?

1. En el caso de la versión en papel, deja espacio libre en cada campo; mañana recordarás otras cosas que hacer y las añadirás.
2. Resalte las tareas ya completadas con un marcador (color).
3. Al final del día, transfiera las tareas incompletas al día siguiente (asegúrese de reescribirlas en una nueva hoja del diario o copiarlas en una nueva pestaña de Excel; de lo contrario, se “perderán”).
4. No te niegues el placer al final del día de revisar todas las partes “coloreadas” de tu matriz, es decir, todas las tareas completadas. Sentirás la satisfacción de un hombre de negocios cuyo día no fue en vano.

Ejemplo de una matriz de Eisenhower completa

Con nuestro ejemplo, haremos lo que aconsejamos en el párrafo anterior: primero anotaremos todos los casos en una fila y luego los distribuiremos en la matriz. En el ejemplo en primera persona reflexionará un masajista profesional.

Aquí está su lista de tareas del día (con comentarios para que el lector comprenda el grado de importancia y urgencia):

• Hoy hay 4 masajes: a las 9, a las 11, a las 15, a las 20 (en los descansos haré otras cosas);
• Ir al departamento de contabilidad (según el contrato, debería recibir el 60% del costo del masaje, pero en realidad solo recibo el 50%; averigüe por qué);
• Comprar comida para el gato (qué bueno que miré, solo queda una comida);
• Visita a un amigo en el hospital (un amigo cercano se rompió el brazo ayer, llévale algo rico);
• Ir al banco, realizar el pago de la hipoteca (hoy es el último día en el que puedes pagar sin penalización);
• Pase por la casa de un amigo para recoger una tienda de campaña (hoy es martes, estamos planeando un viaje de campamento familiar el sábado);
• Ir a la piscina (cuanto más vaya, mejor);
• Hacer la compra (todavía quedan algunas cosas en el frigorífico, nos durarán un par de días);
• Responder mensajes en WhatsApp y VKontakte (solo conversaciones);
• Practica inglés durante al menos 20 minutos (hay muchos extranjeros entre los clientes, necesitas mejorar tu idioma);
• Compre una junta nueva para el grifo (el grifo todavía gotea, pero está a punto de hacerlo);
• Acudir a una cita con un oftalmólogo (todos los años, por si acaso, me someto a un examen);
• Córtate el pelo (el look sigue siendo elegante, pero es mejor no retrasarlo);
• Envíe un libro sobre ejercicios para los músculos de la espalda a un colega (le prometí que tan pronto como esté frente a la computadora, se lo enviaré de inmediato).

	URGENTEMENTE	NO URGENTE
IMPORTANTE	Hoy hay 4 masajes: a las 9h, a las 11h, a las 15h, a las 20h. Visita a un amigo en el hospital.	Visita a amigos para una tienda de campaña (viaje de campamento familiar) Acude a una cita con un oftalmólogo. ir a contabilidad Practica ingles
NO IMPORTA	Ir al banco, hacer un pago de hipoteca comprar comida para gatos Compre una junta de grifo nueva Enviar el libro a un colega	Hacerse cortar el pelo Comprar productos ir a la piscina Responder mensajes en WhatsApp y VKontakte

Recuerde: lo mismo para diferentes personas puede vivir en diferentes cuadrantes de la matriz. Por ejemplo, para alguien, dedicarse a un pasatiempo puede ser al mismo tiempo importante y sin importancia. Usted y sólo usted puede distribuir sus asuntos según vea las prioridades de su vida.

¿En qué condiciones le resultará útil la Matriz de Eisenhower?

Algunos escépticos creen que la matriz de Eisenhower solo es adecuada para gerentes, mientras que un simple empleado, trabajador o ama de casa no podrá utilizarla en la práctica (lo cual es falso: la matriz es universal, lo demostramos tomando como un ejemplo los casos de un masajista, no de un empresario).

En realidad, la pregunta no es sobre la posibilidad o imposibilidad de utilizar la matriz, sino sobre la idoneidad de su uso.

El sistema Eisenhower se utiliza para planificar cada día. Es decir, no estamos hablando de planes a largo plazo (construir una casa, irse de vacaciones, graduarse de la universidad), sino de tareas actuales.

Por un lado, si una persona tiene tan pocas tareas diarias que su memoria puede afrontarlas fácilmente, no tiene sentido utilizar la mesa. Por ejemplo, el plan completo de un empleado para el día es pasar ocho horas en el trabajo y luego beber cerveza con amigos por la noche. Esta mesa no es para esas personas.

Por otro lado, si una persona tiene metas en todos los aspectos de su vida - en el trabajo, el estudio, el desarrollo personal, la familia, los pasatiempos, si se esfuerza por ser dueño de su tiempo y no dejarse llevar - tal La persona siempre tiene muchas tareas diarias. Y como no quiere perderlos de vista, esta matriz es para él.

La Matriz de Eisenhower no es una panacea para la eterna falta de tiempo. Es más bien un minitutorial sobre priorización.

No se sorprenda si al principio le resulta difícil ordenar las cosas en cuadrantes. En el momento en que lo piensas y lo haces, aprendes. Y aprender algo valioso siempre implica algo de esfuerzo.

No te desesperes: después de trabajar con la mesa durante varios días seguidos, adquirirás una habilidad que se convertirá en una habilidad. Posteriormente, la priorización será automática.

Entonces, resumamos.

La Matriz de Eisenhower es para personas como usted si:

• Tienes que tomar decisiones constantemente sobre qué tarea emprender primero;
• Estás listo para conocerte mejor a ti mismo, listo para responder honestamente preguntas como “¿qué es realmente importante para mí?”;
• Quiere hacer todo lo posible; definitivamente, más de lo que hace ahora;
• Estás listo para luchar contra una cualidad tuya como la procrastinación: posponer las cosas crónicamente "para más tarde".

Quizás ya seas bueno administrando tu tiempo.

Lea las siguientes afirmaciones y pregúntese si son ciertas para usted. Si la gran mayoría de puntos no te convienen, es recomendable que domines las técnicas de gestión del tiempo.

• Siempre tendrás una lista clara de tareas pendientes para el día;
• Responde a los correos electrónicos comerciales de manera oportuna;
• No te llevas trabajo a casa y casi nunca te quedas hasta tarde una vez terminada la jornada laboral;
• No permita que las llamadas telefónicas, los visitantes y las redes sociales lo distraigan significativamente de sus tareas principales;
• No haces el trabajo para tus subordinados porque no crees que sólo tú puedas hacerlo realmente bien;
• Al final del día te sientes casi con tanta energía como al principio.

Si todos los puntos anteriores te parecen lógicos, entonces el último puede provocar una sonrisa de incredulidad: “¡Estás bromeando! Un limón exprimido me hace sentir con más energía que al final de la jornada laboral”. Sin embargo, hay un gran número de personas que no sólo no se cansan, sino que también sienten una oleada de fuerzas. Y aquí no hay ningún secreto.

Nos cansamos no por la cantidad de trabajo realizado, sino por acciones estúpidas y desordenadas, lanzamientos sin sentido y un sentimiento de impotencia en condiciones de presión crónica del tiempo.

Por supuesto, a veces no podemos preverlo todo. Y nuestro plan coherente puede verse afectado por un apagado repentino del equipo de oficina, un cliente retrasado o un empleado ausente. Deja esto de lado por ahora.

Lo primero en lo que debe trabajar es en cómo no ser una fuente de caos para usted, y luego podrá pensar en la influencia de circunstancias externas imprevistas.

1. Limpia tu escritorio de documentos con los que ya no trabaja. Si no los necesitas con mucha frecuencia, guárdalos en el armario. Si no los necesita en absoluto, agréguelos a la papelera. En un montón de papeles difícilmente se puede encontrar esa hoja en cuya búsqueda pasarás largos minutos, irritado por esfuerzos infructuosos. Tenga en cuenta que los escritorios de los empresarios exitosos parecen como si nadie estuviera trabajando en ellos: la mayor parte de su superficie está desocupada.
2. Consíguete un diario y no te separes de él. Es imposible recordarlo todo, y los empresarios han comprendido desde hace mucho tiempo la necesidad de anotarlo todo: fechas de reuniones, tareas pendientes, preguntas en las que pensar. Los teléfonos móviles y los ordenadores portátiles con sus calendarios se utilizan con frecuencia, pero una agenda en papel nunca quedará obsoleta, aunque sólo sea porque no se puede romper ni quedarse sin carga.
3. Planifique lo que es más importante para sus horas pico de actividad diaria. Todos somos seres humanos, e incluso los miembros más fuertes de nuestra especie se ven vencidos por el sueño. Resistirse a tus biorritmos es una pérdida de tiempo, igual perderás. Lo que haces en una hora durante el día, por la noche, con el cansancio acumulado, te llevará el doble de tiempo. Por lo tanto, no posponga un informe urgente hasta altas horas de la noche, no inicie conversaciones importantes antes de acostarse; tanto usted como su pareja sufrirán este enfoque.
4. No te sobrecargues. No se trata sólo de que su productividad disminuirá. Con un ritmo despiadado, definitivamente te "agotarás" y tu cuerpo descansará sin tu consentimiento, enviándote a una cama de hospital. Aquí es donde perderás todo el tiempo ahorrado.

Trátese como un caballo de pura sangre: es, por supuesto, un animal fuerte, pero ¿qué dueño se arriesgaría a conducirlo a un ritmo vertiginoso?

1. No pierdas el tiempo en proyectos y asuntos.. ¿Recuerdas la famosa frase de que lo mejor es enemigo de lo bueno? ¿Sientes que cuanto más pruebas tu proyecto, mejor se vuelve? Es muy importante aquí no "extender demasiado" el asunto, de lo contrario corre el riesgo de sentir fatiga crónica por la incapacidad de lograr el ideal. No se esfuerce por alcanzar la perfección: estas acciones le harán perder el tiempo.
2. No te esfuerces por ser genial en todo. Se necesitan años para convertirse en un experto en cualquier campo. Es mejor destacar en algo que ser mediocre en todo. La película "Ocean's 11" habla de esto. Es importante tener un equipo en el que todos sean buenos en algo, así podrás delegar cosas fácilmente.